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Hilfreiche Tipps fürs effektive E-Mail-Management (und wie du Chaos in deinem Posteingang vermeidest)

Du suchst und suchst diese bestimmte E-Mail, die du j e t z t benötigst. Aber vor lauter Newslettern, irgendwelchen Benachrichtigungen zu deiner Shopping-Orgie letzte Woche, findest du nichts.

In dem Artikel bekommst du Tipps, wie du ein strukturiertes E-Mail-Management als EPU oder kleiner Handwerksbetrieb erfolgreich verwirklichst. Ich beschreibe kein Dokumenten-Management-System oder eine spezielle E-Mail-Management-Software.

Die Empfehlungen kannst du natürlich ebenso in deinem privaten E-Mail-Konto umsetzen.

Nachfolgend meine Vorgehensweise, um ein aufgeräumtes E-Mail-Postfach zu erhalten.

Ich probiere ein neues Tool aus, welches automatisch Text in Sprache umwandelt. Momentan noch in der kostenlosen Variante – um Erfahrungen sammeln. Daher ist es möglich, dass du Werbung hörst. Gerne kannst du mir deinen Eindruck schreiben.

hier gehts um …

Ordnerstruktur

Es wird Zeit für eine Ordnerstruktur in deinem E-Mail-Postfach.

Im Artikel zum Tag der Organisation plädiere ich für eine klare und minimalistische Ordnerstruktur. Dies gilt auch im E-Mail-Postfach. Ordner helfen dir dabei, den Überblick über deine Mails zu behalten und sie systematisch zu bearbeiten.

Überlege dir (nicht zu viele, kleinteilige) sinnvolle Kategorien. Diese können sich nach Priorität, Prozessen, Projekten oder Kategorien richten. Wie bereits bei den ungewöhnlichen Ideen für Jahresvorsätze angeführt: Organisier dich, wie du es für dich benötigst. Dein Business ist dein Business. Dein Arbeitsprozess ist dein Ablauf, mit dem du dich gut fühlst.

Allerdings: Die Hauptsache ist, dass du alle Infos schnell findest. Nimm dir daher Zeit, die Ordnerstruktur gut zu durchdenken und zu planen.

Entsprechend zu den Ordnern auf dem PC arbeite ich mit einem Mix zwischen Dringlichkeit und Projekten. Ich nummeriere die Ordner, um die bloße alphabetische Sortierung zu vermeiden.

Du benötigst Hilfe für dein Ordnungs- und/oder E-Mail-Management? Kontaktiere mich, dann bauen wir deine Monk-Skills aus. Gerne unterstütze ich dich bspw. beim Einrichten eines digitalen Systems. Damit du deine Ideen, Notizen und Inspirationen strukturierst und an einem Platz organisierst.

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E-Mails bearbeiten

So kommt Struktur in dein E-Mail-Postfach: standardisieren – automatisieren.

Regeln

Zu einem nutzbringenden E-Mail-Management-System gehört für mich auch die flotte Bearbeitung der Mails dazu. Diese meisten E-Mail-Anbieter ermöglichen es dir, Regeln zu erstellen.

Zur Veranschaulichung zwei meiner Regeln (ich arbeite mit Google Workspace):

  1. Wenn ich online etwas kaufe, bekomme ich immer mehrere Benachrichtigungen, die ich nicht brauche, aber auch nicht abbestellen kann. Daher habe ich nun die Regel, dass Mails von bestimmten Absendern mit dem entsprechenden Betreff direkt als gelesen markiert und in den Ordner „Shopping“ geschoben werden. Das automatische Wegsortieren der Mails spart mir unheimlich viel Zeit.
  2. E-Mails von meinem Mobilfunkanbieter mit der Rechnung lasse ich direkt mit dem Label „Buchhaltung“ und als „wichtig“ markieren. Ein kurzer Blick auf den (so bereits vorsortieren) E-Mail-Eingang genügt dann und ich kann die E-Mail nach der Bearbeitung direkt unter dem Label „Buchhaltung“ archivieren.

Manche Personen sortiere per Filter alle CC-Mails in einen Unterordner. Das entlastet den Posteingang enorm und du kannst bei Gelegenheit mal in den CC-Ordner schauen, ob du etwas verpasst hast. Da ich kaum CC-Mails bekomme, ist dieser Filter für mich nicht notwendig.

Richte Filter und Regeln ein.

Bei Google Workspace kannst du unterschiedliche, frei wählbare Label anlegen. Und unzählige individuelle Filter anlegen – diese lassen sich auch koppeln.

E-Mails lesen

Ich überprüfe meinen E-Mail-Posteingang nur zu bestimmten Tageszeiten – einmal zeitig in der Früh (Lerche sagt hallo) und einmal am Nachmittag.

Meistens musst du auf eine E-Mail in irgendeiner Form reagieren: Etwa einen Termin vereinbaren, eine bestimmte Aufgabe erledigen oder eine Angelegenheit nachfassen.

Priorisiere die Nachrichten.

Mit einigen wirst du bestimmt gleich fertig. Etwa Mails, deren vollständiges Abarbeiten nur drei bis vier Minuten dauert. Also: Weg damit! So verhinderst du, dass sich ein riesiger Berg ansammelt. Und diese kleinen Aufgaben erzeugen keinen unnötigen Stress und du kannst deinen Blick auf die wichtigen Dinge richten. Ein weiterer Vorteil des sofortigen Abarbeitens ist, du sparst dir das wiederholte Lesen der E-Mail – Zeitgewinn *yeah*.

Halte dich an die geschaffenen Zeitfenster und schiebe die Beantwortung der Mails nicht zu lange auf. Je länger du die Antwort aufschiebst, desto mehr Mails sammeln sich bei.

Deaktiviere deine E-Mail-Benachrichtigungen.

Damit verhinderst du, dass du den ganzen Tag über abgelenkt wirst. Und kannst dich produktiv deinen eigentlichen Aufgaben zuwenden.

vorgefertigte Antworten

Als virtuelle Business Assistenz werden mir immer wieder die gleichen Fragen gestellt. Für mich ist jede Anfrage wichtig und ich beantworte diese persönlich. Mit ein wenig Hilfe – in Form von Textbausteinen. Ich verwende nicht das System von Google. Denn die Vorlagen hätte ich dann nur im E-Mail-Postfach. Da ich auch über andere Kanäle kommuniziere, habe ich mich für ein externes Tool entschieden. Und zwar für »View Text Blaze Snippets«. Dieses hilft mir, der anfragenden Person zu antworten. Individuell, aber dennoch ist es nicht erforderlich, den gesamten Text endlos oft einzugeben.

Wiederverwendbare Textblöcke sind eine echte Arbeitserleichterung.

In dem Tool kannst du Textbausteine einfach selbst erstellen und verwalten. Ein Rechtsklick und schwupps ist der gewünschte Baustein in die Nachricht eingesetzt. Die Vorlagen sind immer wieder anpassbar. Probiere es aus: Du wirst bald merken, wie viel Zeit du durch das Wiederverwenden bestimmter Texte und Textpassagen sparst.

Postfach organisieren

Einen großen Teil der Informationen, die sich in den Nachrichten verbergen, werden sofort im Kalender notiert.

Nimm jede Mail nur einmal in die Hand! 

Verschiedene Newsletter zu abonnieren, um auf dem Laufenden zu bleiben, ist als selbstständige Unternehmerin wichtig. Aber manchmal werde ich von Newslettern überflutet – zuletzt etwa Ende April als ein Bundle beworben wurde. Ich erfuhr von 32 Accounts (gezählt!) innerhalb kürzester Zeit mehrfach von diesem Bundle. Daher habe ich für Newsletter eine Alias-E-Mail-Adresse eingerichtet. Diese habe ich in Google Workspace eingebunden und (ahnst du es bereits?) mit einer Regel versehen.

Immer wieder merke ich, wie wichtig es ist, sich rigoros von Newslettern abzumelden. Etwa von den Newslettern, die sich nach der Willkommenssequenz als Dauerwerbesendung herausstellen. Oder wenn ich nach dem ersten leisen Interesse mit 5+ Mails pro Trag bedrängt werde. Angebote zu versenden, ist als Selbstständige*r entscheidend. Aber nur Verkaufsmails? MMn sollten Newsletter in mehrere Bereiche aufgeteilt sein – Persönliches, Expertise, Verkauf und Statement. Wenn ich nicht gerade vor dem beschriebenen Problem stehe, dann habe ich kein Interesse. Weder am Onlinekurs, der angeboten wird, noch an den dazugehörigen zig E-Mails.

Lösche alle E-Mails, die du nicht benötigst.

Bevor ich mein reduziertes E-Mail-Management einführte, speicherte ich jede E-Mail ab. Auch irgendwelche Informationen meiner Steuerberaterin, von vor drei Jahren, die jetzt nicht mehr relevant ist.
Bei Informationen, die kurze Zeit wichtig sind, lege ich mir die E-Mail auf Wiedervorlage einen Tag nach der Frist. Und lösche sie dann.

Du musst zu Beginn sicher Zeit investieren. Aber dafür gewinnst du so viel mehr Fokus, anschließend Zeit und ein befreiendes Gefühl.

Dein Posteingang ist nicht deine Aufgabenliste.
Kann ich eine E-Mail nicht in einen Kalendereintrag verwandeln oder direkt bearbeiten, wird mittels Automation eine neue Aufgabe in einer Datenbank in Notion angelegt. Die Bearbeitung und Erledigung erfolgt dann in diesem Tool. Die E-Mails selbst landet im Ordner »2_warten«. Und so habe ich eine Zero Inbox.

Ein Klick aufs Bild und du kommst zu den Kontaktmöglichkeiten.

E-Mails versenden

Durch die Einfachheit des Umgangs mit E-Mails landen zig Nachrichten in Postfächern, die dort eigentlich nichts zu suchen haben.

Daher überlege dir, bevor du eine Nachricht versendest:

Übrigens: Auch die gesendeten Mails werden wie der Posteingang sortiert: gelöscht, abgelegt oder terminiert.

FREEBIE

Die Beantwortung von E-Mails hat eventuell nicht die oberste Priorität für dich. Ist jedoch ein zentraler Aufgabenbereich im Büro.

Freebie: Welche Tätigkeiten es rund um das E-Mail-Management so gibt, kannst du in der gratis Checkliste nachsehen (pdf zum Download). Anhand der drei Spalten findest du heraus, welche Aufgaben du abgeben kannst/solltest und welche vielleicht eher nicht.

Wenn dir die Übersicht der Tätigkeiten gefallen hat, trage dich gerne in meinen Newsletter ein.

Dort erwarten dich:

  • Inspirationen und Impulse,
  • Einblicke in Dinge, die ich in meinem Business mache,
  • Hinweise, wenn ein neuer Blogpost online ist – als Abonnent*in bekommst du zusätzlich hilfreiches Material (etwa ein Cheat Sheet oder eine Anleitung),
  • Updates zu meinem Angebot (Werbung für meine eigenen Produkte),
  • gelegentlich auch Empfehlungen von Unternehmer*innen, die ich gut finde (Content, den ich selbst konsumiere),
  • Blick hinter die Kulissen,
  • u. v. m.

Bleiben wir in Kontakt:

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Gibt es etwas, wobei ich dich in deinem Businessalltag unterstützen kann?

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So kommt Struktur in dein E-Mail-Postfach – mit effektiven Arbeitsmethoden: Ordnerstruktur, Textbausteine, Filter und Regeln
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