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Die eigenen Projekte und die tägliche (Büro-)Organisation strukturiert mit Notion verwalten – 6 Gründe

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Vertonung des Blogartikels: Vergiss nicht, dir meine Notion-Seiten-Vorlage Aufgabenplaner herunterzuladen. Schreib mir gerne auf LinkedIn 🔗, wofür du Notion verwendest. Oder warum du dieses Tool noch nicht nutzt.

Ist Organisation etwas, mit dem du täglich zu kämpfen hast?

Du willst …

  • deinen (Arbeits-)Tag organisieren,
  • Projekte effektiv strukturieren,
  • interne Arbeitsprozesse optimieren,
  • Ideen abspeichern,
  • ein Journal führen,
  • Gedanken ordnen,

oder für den privaten Bereich:

  • deine Reise planen,
  • Packlisten erstellen,
  • deine Büchersammlung darstellen,
  • Kochrezepte durchsuchbar und mit Bildern verwalten,
  • …?
  • Kurz: ein Durcheinander vermeiden?

Aber: Du möchtest dafür nicht drölftausende Tools verwenden? Und: Die Anwendung soll an deine individuellen Bedürfnisse anpassbar sein?

Notion ist das nützlichste Produktivitätstool, das ich kenne. Du kannst es in jede beliebige Form bringen, es passt sich genau deinen Bedürfnissen an.
Vielleicht hindern dich verwirrende Begriffe beim Einstieg? Trotz Property, Template, Database … kannst du dein gesamtes (Arbeits-)Leben so strukturieren, dass du dich endlich organisiert fühlen wirst.

In dem Artikel zähle ich dir sechs Gründe auf, um dein (Arbeits-)Leben in Notion zu verwalten. Du findest hier keine Anleitung, um Notion zu verwenden. Allerdings habe ich einen Tipp für dich vorbereitet, wie du wiederkehrende Aufgaben in Notion abbildest.

hier gehts um …

Motiv 01: Ansichtsstruktur

Meine Liebelei zu dem Projektmanagement- und Produktivitäts-Tool Notion begann schon vor einer ganzen Weile und mittlerweile ist eine feste Partnerschaft daraus geworden, *zwinker*.

Als ich meine Selbstständigkeit startete, kamen viele neue Aufgabengebiete dazu (Akquise, Buchhaltung, Werbung, virtuelle Kommunikationen mit anderen Personen …) und ich musste mich plötzlich auf andere Art als im Angestelltendasein organisieren.

Ich liebe Strukturen und einfache Systeme, und daher habe ich mich gleich zu Beginn auf die Suche nach einem passenden Tool für mich gemacht. Ich habe mir die – vor über drei Jahren – gängigen Tools auf dem Markt angeschaut und bin am Anfang bei Trello gelandet.

Trello ist ein Online-Projektmanagement-Tool für Einzelpersonen und kleine Teams. Als Neuling war dieses Tool ideal: selbsterklärend und nicht zu kompliziert aufgebaut. Nach einiger Weile schränkte mich jedoch ein, dass es nicht möglich ist, einen Arbeitsbereich zu erstellen, der meinem visuellen Stil entspricht. Und dass ich auf den Kanban-Stil beschränkt bin. Das heißt, du legst mehrere Spalten an und kannst dann Aufgaben, die auf Kärtchen stehen, in die jeweils passende Spalte verschieben.

Glücklicherweise fand ich vor zwei Jahren Notion. Und es wurde eine ganz große Liebe.

Wie Trello verfügt Notion über ein Kanban-Board – aber es ist nur eine der vielen Möglichkeiten, wie du deine Inhalte in Notion visuell organisieren kannst. Dieses Tool bietet nahezu unbegrenzte Möglichkeiten. Bereits in der kostenlosen Version (Plan Personal) kannst du jede Datenbank in sechs verschiedenen Ansichten visualisieren:

Gleichzeitig kannst du jede Datenbank mit mehreren Ansichten und vorkonfigurierten Optionen versehen (Filtern, Sortierung, ein- oder ausgeblendete Eigenschaften). Also, wenn du an einem bestimmten Projekt arbeitest, filterst du nach den Aspekten, die du für dieses Projekt benötigst.

Mit linked view of database erstellst du eine verknüpfte Ansicht deiner Datenbank. Durch diesen Ansatz wird Redundanz minimiert und die Informationen bleiben genau und konsistent.

Siehe Screenshot von meinem Tool-Tracker mit Kosten-Übersicht. Es gibt die Haupt-Datenbank «alle Abos» und diese verlinkten Ansichten.

Motiv 02: Design

In Notion kannst du nicht nur „klassische“ Datenbanken erstellen – also Aufgabenlisten, Habit-Tracker oder Bücherlisten, sondern du kannst ebenso längere (Blog-)Artikel schreiben.

Das Tool ist vom Design ziemlich reduziert. Es gibt drei definierte Überschriftgrößen, zehn Schriftfarben und die Möglichkeit einen farbigen Texthintergrund zu nutzen. Mit einem Trick kannst du Texte jedoch über diese vorgegebenen Stile hinaus formatieren – Schriftart, Schriftfarbe, Rahmen und Farbe des Hintergrunds.

Du kannst bei jeder Seite oberhalb der Hauptüberschrift ein Icon festlegen. Notion stellt dir eine riesige Auswahl vorgefertigter Icons zur Verfügung. Du kannst aber auch ein eigenes Design hochladen. Selbiges gilt auch für das Cover, das im oberen Bereich deiner Seite erscheint. Auch hier findest du eine große Auswahl von Bildern; aber du hast mit dem Button upload die zusätzliche Möglichkeit, ein eigenes Design hochzuladen.

Verschönere deine Seiten nach deinem persönlichen Stil.

Motiv 03: freie Gestaltung

Nach einiger Zeit als selbstständige virtuelle Assistentin wurden meine Anforderungen größer. So benötigte ich einmal ein Kanban-Board – für die Zusammenarbeit mit Kund*innen. Und im nächsten Moment fragt eine Kundschaft nach einer Art Wiki für ihr Unternehmen. Eine andere Kundschaft wünscht sich für schnelle Notizen einen einfachen Textblock mit Checkboxen.

Für die Erstellung eines Dashboards (Projektübersicht) oder einer Seite nutzt du in Notion sogenannte Blöcke. Die können alle möglichen Inhalte haben, wie:

Du kannst Videos und Audios, PDFs und vieles mehr einbinden. Diese Blöcke kannst du beliebig zusammensetzen, um dann dein für dich und deine Ziele perfektes Dashboard zu kreieren. Ganz ohne Programmierkenntnisse.
Derzeit (Stand Sept. 2022) gibt es rund 80 Blöcke – immer wieder werden neue hinzugefügt. Zuletzt etwa die Spalten-Blöcke (columns).

Die Datenbanken können individualisiert werden. So verwende ich bei meiner Aufgaben- und Projekte-Datenbank eine Fortschrittsleiste.
Seit einem der letzten Updates, ist es nicht mehr notwendig, einen Fortschrittsbalken mit einer Formel zu bauen. Wenn du eine Property (= Eigenschaftstyp) hast, die als Zahl ausgegeben wird, kannst du anschließend festlegen, ob diese als Zahl, Bar oder Ring angezeigt wird.
Aber, mit Symbolen kannst du dir deinen eigenen Funktionsbalken gestalten – vielleicht verwendest du lieber 💚💙💜❤️ oder 🍃🍃🌳🌳?

Individualisiere deine Dashboards.

Notion funktioniert für mich perfekt – aber letztlich musst du durch Ausprobieren herausfinden, ob es auch für dich das Richtige ist. Daher frage dich nicht „Welches ist das beste Tool?“, sondern „Welches ist das beste Tool für meine Bedürfnisse?“

Motiv 04: Querverbindungen

Wie bereits als Grund Numero uno genannt, ist es in Notion möglich, verlinkte Datenbanken zu erstellen. Genauso kannst du auf jeder Seite eine andere Seite verlinken.

Bspw. ist die Aufgabendatenbank in meinem Workspace in etliche andere Arbeitsabläufe integriert. So muss ich nicht immer hin und her springen.

Oder du verlinkst auf einzelne Blöcke. Und erstellst so dein eigenes Inhaltsverzeichnis.

Für eine gute Businessorganisation ist eine Informationssammlung essenziell – etwa Anleitungen zu wiederkehrenden Abläufen und Aufgaben.
Derzeit erarbeite ich – für eine Kundschaft – ein Büro-Handbuch mit Erläuterungen, Beispielen und Informationen, welche Aufgaben wie erledigt werden müssen.

Unter der Seite «Ressourcen» gibt es weitere Unterseiten, etwa «Versand Buch xxx». Und hier haben wir die einzelnen Schritte für diese Aufgabe detailliert niedergeschrieben. Sowie mit Screenshots, Textbausteinen und Checklisten ergänzt. Die Textbausteine sind ein synced block und die erforderlichen Datenbanken sind verlinkt.

In meinen Augen ist der synced block eine grandiose Funktion, die dir erlaubt, deine Projekte schlank zu halten. Da du nicht in mehreren Projekten (auf mehreren Seiten) die gleichen Blöcke erstellen musst, sondern sie automatisch in mehreren Projekten auftauchen können.

Du kannst jedem Block eine Erinnerung hinzufügen, um benachrichtigt zu werden. Mit dem @-Zeichen erwähnst/verlinkst du ein Datum, eine andere Notion-Seite oder eine*n Notion-Benutzer*in (Mitglied deines Workspaces oder Gast*Gästin).
Im Kontextmenü tippst du los und suchst so nach anderen Personen oder Seiten.

Ein weiterer positiver Aspekt von Notion ist, dass du beliebig viele Hierarchien anlegen und Datenbanken miteinander verknüpfen kannst. Ein Block kann sogar eine andere Seite sein, wodurch du von dem Dashboard zu einer Unterseite verlinken kannst. Hier besteht jedoch auch die Gefahr, sich in den Unterseiten zu verlieren.

Spare Zeit mit internen Verlinkungen! 

Ein Klick aufs Bild und du kommst zu den Kontaktmöglichkeiten.

Motiv 05: Vorlagen

Es gibt Seiten-Vorlagen (Templates). Bspw. findest du unter für dich 🤍 meine Notion-Seiten-Vorlage Aufgabenplaner. Inkl. bebilderter Schritt-für-Schritt-Anleitung auf Deutsch.

In dieser Seiten-Vorlage erstellte ich weitere Vorlagen:

In meinem Finanz-Tracker legte ich rund 17 verschiedene Templates an. So muss ich beim Eintragen einer Transaktion meistens nur noch das Datum und den Betrag vermerken.

Stell dir eine Kilimandscharo-hohe Aufgabenliste ohne jegliche Ordnung vor.
Jeden Tag weißt du nicht, welche Aufgabe eigentlich ansteht.
Doch eines Tages siehst du den Aufgabenplaner 2.0 mit Eisenhower-Matrix 🔗von Marias Office-Management.
Also beschließt du EUR 20,00 zu investieren.
Seitdem kannst du deine To-dos nach Wichtigkeit, Dringlichkeit, Kategorie oder (setze einen Filter deiner Wahl ein) segmentieren. Du weißt, welche Aufgaben heute oder morgen anstehen.
Und du kannst – quasi von unterwegs – deine To-dos festhalten.

Motiv 06: Zusammenarbeit

Einige Kundschaften konnte ich bereits von der Vielfältigkeit dieses Tools überzeugen, *yeah*. D. h. diese nutzen ihren Workspace nicht allein, und können bei jeder einzelnen Seite entscheiden, ob diese privat bleibt oder für alle Mitglieder des Workspace öffentlich sein soll.

Als Inhaber*in eines Workspace hast du die Möglichkeit, eine Seite nicht allen Mitgliedern eines Workspace freizugeben, sondern nur ausgewählten Mitgliedern. D. h. du gibst bestimmte Seiten für bestimmte Personen frei, sodass sie nur darauf Zugriff haben; den Inhalt ansehen und mit diesem interagieren können. Ebenso kannst du eine Seite Personen freigeben, die nicht Mitglied deines Workspace sind.

Tipp: Wenn du mit anderen Personen zusammenarbeitest, richte ein Board in Ruhe im privaten Modus ein und sobald es fertiggestellt ist, gib es im Workspace frei.

Durch Erwähnungen (Motiv 04) und Kommentaren zu einem Projekt, spart sich dein Team Zeit für Statusprüfungen oder Besprechungen und kann schnell reagieren.
Wie bei Slack ist es möglich, ruckzuck eine Emoji-Reaktion zu einem Kommentar hinzuzufügen.

Du kannst auch Seiten sperren, um ein versehentliches Bearbeiten zu verhindern. Diese Seitensperre schaltest du über das Drei-Punkte-Menü ein. Dadurch wird die Seite für die weitere Bearbeitung gesperrt.

Gibt es auch Nachteile?

Ehrlicherweise ja: Es gibt (noch) keine integrierte Funktion für wiederkehrende Aufgaben. In Trello gibt es dafür ein Power up „Karte wiederholen“.

Exkurs

Es gibt zwei verschiedene Workarounds für Tätigkeiten, die in regelmäßigen Intervallen durchgeführt werden. Einfache Lösungen: Normalerweise, wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird der Status auf erledigt gesetzt. Ist das Intervall aber mit wiederkehrend gekennzeichnet, ändere ich das Fälligkeitsdatum und die Aufgabe verschwindet aus meiner Inbox (= daily Dashboard). Die Aufgabe bleibt somit immer offen und wird nie abgeschlossen.
Oder: Nach Erledigung der Aufgabe, Status auf erledigt setzen, Aufgabe duplizieren, Status anpassen und neues Datum vergeben. Die Aufgaben bleiben somit bestehen.

Die etwas kompliziertere Lösung ist mithilfe einer Formel. Dafür benötigt deine Aufgaben-Datenbank die Eigenschaften Intervall (Type Select mit der Auswahl einmalig, wiederkehrend) und wiederkehrend (Type Number, hier vermerkst du das Intervall in Tagen, bspw. 30). Und mit einer Formel wird dann das nächste Fälligkeitsdatum berechnet.

Du beginnst mit einem weißen Blatt. Dies ist eventuell für dich abschreckend oder gar überfordernd. Da du keinerlei Vorgaben bekommst und deinen Workspace komplett frei erstellst.
Ich sehe dies allerdings als Vorteil, da so jede Person das eigene System aufbauen kann.

Ich habe mir viele Templates angesehen und diese als Inspiration genommen. Und dann meine Seiten selbst erstellt und Datenbanken nach und nach immer wieder erweitert.
Viele der vorgefertigten (Kauf-)Vorlagen sind für Anfänger*innen mMn viel zu komplex und überladend. Da erhältst du fünf+ Datenbanken und 20 Unterseiten, die miteinander verknüpft sind, mit zig Formeln usw. Nicht jede*r benötigt alles, was möglich ist.

Momentan gibt es Notion nur auf Englisch, Koreanisch sowie in der Betaversion in Japanisch und Französisch. D. h., die allermeisten Templates sind in Englisch – diese kannst du natürlich auf Deutsch „umwandeln“. Vergiss aber nicht, auch die Formeln anzupassen.

Fragst du dich, ob Notion für deinen Anwendungsfall das richtige Tool ist?
Oder nutzt du Notion schon, kommst aber gerade an beliebiger Stelle nicht weiter?
Hast du spezielle Fragen zu meinem Notion-Template Aufgabenplaner?
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  • u. v. m.

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