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7 schlimme Fehler bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz – und wie du sie vermeidest

Die Aufgaben einer virtuellen Business Assistentin sind vielseitig, abwechslungsreich und machen sehr viel Spaß.

Im ersten Teil der Artikelreihe „Kund*innen-Reise“ beschrieb ich kuriose Erlebnisse bei der Kunden-Akquise. Im zweiten Teil beschĂ€ftigte ich mich mit der Frage: Wo finde ich ĂŒberhaupt AuftrĂ€ge?

Heute beleuchte ich 7 riskante Fehler von Auftraggeber*innen bei der Zusammenarbeit mit virtuellen Assistent*innen.

Lies auch als virtuelle Assistenz den Artikel, um rechtzeitig gegensteuern zu können.

Ich probiere ein neues Tool aus, welches automatisch Text in Sprache umwandelt. Momentan noch in der kostenlosen Variante – um Erfahrungen sammeln. Daher ist es möglich, dass du Werbung hörst. Gerne kannst du mir deinen Eindruck schreiben.

hier gehts um 


effektives Outsourcing

Unternehmer*innen mĂŒssen nicht alles selbst machen. Manchmal ist es klĂŒger, Teilbereiche oder einzelne Aufgaben und GeschĂ€ftsprozesse auszulagern.

Du hast also als Auftraggeber*in

Es dauert ein wenig, bis deine VA dich, dein Unternehmen und deinen Arbeitsstil kennenlernt. Je mehr Zeit du als neue Kundschaft am Anfang investierst, um die virtuelle Assistenz auf den aktuellsten Stand zu bringen, desto einfacher wird es fĂŒr euch beide auf Dauer. D. h. sobald ihr ein starkes Fundament aufgebaut habt, wird es euch leichter fallen, die Dinge wĂ€hrend der gemeinsamen Zeit am Laufen zu halten.

Welche Fehler kann es geben?

unzureichendes Briefing

Die Aufgaben sind nicht ausfĂŒhrlich beschrieben. Stelle als Auftraggeber*in detailliert klar, was die Aufgabe ist. Um das von dir gewĂŒnschte Ergebnis zu erzielen, sollte das Briefing so ausfĂŒhrlich und konkret wie möglich sein.

Hier kannst du als Auftraggeber*in viele MissverstĂ€ndnisse vermeiden, indem du die Aufgaben, die deine VA ausfĂŒhren soll, sehr genau beschreibst. ErklĂ€re lieber zu viel als zu wenig.

Eine meiner Kundschaften beschreibt die zu erledigenden ArbeitsablĂ€ufe mit einer detaillierten Schritt-fĂŒr-Schritt-Anleitung:

  1. erstmalig alle Workshop-Termine in den Kalender xxx eintragen,
  2. dann in weiterer Folge einmal im Monat ĂŒberprĂŒfen, ob die Termine noch stimmen oder neue dazu gekommen sind,
  1. mit verschiedenen Farben arbeiten,
  2. auch immer dazu schreiben, von wem der Workshop abgehalten wird,
  3. wenn es sich um einen mehrtÀgigen Workshop handelt, die Tage einzeln eintragen.

Bei so einer Anleitung gibt es keine Fragezeichen und ich kann – ohne zeitraubende RĂŒckfragen – sofort loslegen.

Eine andere Person wiederum nimmt Bildschirmvideos auf und zeigt mir so die TĂ€tigkeiten.

Das ist zunĂ€chst mehr Arbeit und Auftraggebende mĂŒssen natĂŒrlich ein bisschen Zeit investieren. Aber das lohnt sich allemal.

Bestehe als virtuelle*r Assistent*in auf einer prÀzisen Aufgabenabgabe.

Ob eine Einschulung in spezielle Programme bereits von der Kundschaft zu bezahlen ist, oder von beiden Seiten als gemeinsame Investition in eine kĂŒnftig erfolgreiche Zusammenarbeit zu betrachten ist, hĂ€ngt von deiner Strategie als virtuelle*r Assistent*in ab. Ich habe beschlossen – dies kommuniziere ich auch an meine Kund*innen –, dass ich die Einschulungszeit wie immer erfasse. Allerdings nur die HĂ€lfte weiterverrechne. Bisher waren es stets Tools, die ich lediglich fĂŒr bestimmte AuftrĂ€ge einsetze. Jedoch durch jedes Programm, welches ich lerne, erweitere ich mein Angebot. Und kann zukĂŒnftig weitere Kund*innen unterstĂŒtzen.

Neben der Schritt-fĂŒr-Schritt-Beschreibung bedenke auch solche Fragen:

Ein Klick aufs Bild und du kommst zu den Kontaktmöglichkeiten.

der Preis von QualitÀt wird unterschÀtzt

Du kennst bestimmt die Aussage:

Menschen wollen immer drei Dinge, wenn sie ihr Geld ausgeben: die beste QualitĂ€t, den besten Service und – natĂŒrlich – den niedrigsten Preis. Es gibt keine Firma, die all diese drei Sachen auf einmal anbieten kann.

Oft wird vergessen, dass QualitÀt ihren Preis hat. Ich machte ich mir bereits einmal Gedanken, dass auf Freelancer-Plattformen meist nach schnell schnell und billig billig gesucht wird.

In der Regel ist davon auszugehen, dass das Ergebnis der Auftragsumsetzung in starkem Zusammenhang mit dem dafĂŒr bezahlten Preis steht.

Zu schwierigen Kund*innen zĂ€hlen etwa diejenigen, die EUR 20,00 „investieren“ und eine EUR 1.000,00 Leistung erwarten. Du weißt als auftraggebende Person wirkliche QualitĂ€t sicher zu schĂ€tzen und schaust nicht immer nur auf den Preis.

Konzentriere dich also nicht darauf, ein paar Euronen zu sparen, sondern auf die Effizienz, ZuverlĂ€ssigkeit und FĂ€higkeiten der virtuellen Assistenz. Fair bezahlte Personen sind treue Partner*innen – und auch motivierter, wenn sie sich wertgeschĂ€tzt fĂŒhlen (die Bezahlung ist ja ein Teil von WertschĂ€tzung).

zu hohe (oder unrealistische) Anfangserwartung

Sowohl der auftraggebenden Person wie auch der VA sollte klar sein, dass der Auftrag anfangs eventuell noch nicht hundertprozentig klappt. Denn oft musst du dich als virtuelle*r Assistent*in zuerst in das Thema einarbeiten.

D. h. fĂŒr Auftraggeber*innen: Erwarte nicht, dass dein*e virtuelle*r Assistent*in von Anfang an weiß, was zu tun ist. Ein Teil des Briefings ist, du musst PlĂ€ne machen und eine Liste der Aufgaben, die du an die VA abtreten möchtest, erstellen, strukturieren und diese klar kommunizieren, um MissverstĂ€ndnisse und EnttĂ€uschungen zu vermeiden. Du solltest wissen, was du von deiner VA willst und wie du es willst.

NatĂŒrlich erhoffst du dir als Auftraggeber*in, dass vieles einfacher und gĂŒnstiger wird. Dies ist machbar, jedoch nicht ohne entsprechenden Initialaufwand.

Es ist ziemlich unwahrscheinlich, dass eine virtuelle Assistenz alles beherrscht. In aller Regel ist diese lediglich auf wenige Gebiete spezialisiert. Wenn du als Auftraggeber*in UnterstĂŒtzung fĂŒr Web-Entwicklung oder Copywriting suchst, dann engagiere lieber zusĂ€tzlich ein oder zwei Spezialist*innen fĂŒr diese Bereiche.

Bedenke, dass sich eine virtuelle Assistenz auf einige Service-Bereiche spezialisiert. Wie jede*r andere Unternehmer*in kann sie nicht jedes Aufgabengebiet deines Business abdecken.

Mikromanagement

Delegieren ist eine Maßnahme, die von einigen Auftraggeber*innen nicht effizient umgesetzt wird. Sie versuchen, das Übertragen der Aufgabe bis ins kleinste Detail zu regeln. Eher sollten sie sich auf die Ergebnisse konzentrieren und die Verantwortung fĂŒr die Auftragsbearbeitung mir als VA ĂŒberlassen. Gib als kaufende Person das „Was“, das „Warum“ und das „Bis Wann“ vor.

â„čWas ist Mikromanagement? Dies ist ein Managementstil, bei dem FĂŒhrungskrĂ€fte die Untergebenen und Teammitglieder umfassend ĂŒberwachen. Es gibt verschiedenste Anzeichen – nachfolgend fĂŒhre ich einige auf:

Aber gibt es Mikromanagement auch bei virtuellen Assistent*innen, die selbststÀndige Unternehmer*innen sind und nicht angestellte Mitarbeitende?

Großartige Teams leben von Vertrauen: Und dies sollte auch zwischen Auftraggebenden und mir sein. Gelegentlich erlebe ich – gerade bei Personen, die zum ersten Mal mit einer VA zusammenarbeiten – das Gegenteil.

Mikromanagement kostet Zeit. Ein Beispiel aus meiner Anfangszeit als virtuelle Assistenz: Eine neue Kundschaft gibt mir das Passwort fĂŒr die 2FA eines E-Mail-Kontos nicht. D. h., wenn ich ihre AuftrĂ€ge erledigen möchte, muss ich immer auf die Zusendung des Codes warten. Kommt dieser, kann ich mit der Arbeit beginnen. Wird mir der Code nicht zugesendet, ist es erforderlich, den geplanten Arbeitsalltag umzustrukturieren.
So ganz vertrauen mag man der neuen Assistenz doch nicht 


Wenn es nicht so richtig lĂ€uft, habe ich scheinbar nicht die ĂŒberzeugende Ansprache gefunden. Daher ĂŒberlege ich, was kann ich tun, um meine Kundschaft noch besser zu unterstĂŒtzen. Und so konnte ich nach wenigen Tagen | machen. zeigen. Reaktionen wahrnehmen. weiterentwickeln. | einen „Blick ĂŒber den Tellerrand“ bewirken.
Denn wir lernen beide neue Dinge. So entwickelt sich jede Seite weiter. Und heute ist diese Kundschaft eine meiner Lieblingskund*innen *yeah*.

Als VA wirst du durch Mikromanagement nur daran gehindert, die Aufgaben zu erledigen. 
Sobald alles eingerichtet ist, eine angemessene Schulung durchgefĂŒhrt wurde und alle losen Enden geklĂ€rt sind, ist es fĂŒr die Auftraggeber*innen an der Zeit, einen Schritt zurĂŒckzutreten und der virtuellen Assistenz den Rest erledigen zu lassen. Die Zeit der Kund*innen ist wertvoll und sollte fĂŒr strategische Aufgaben aufgewendet werden.

ein Klick und du kannst dir deinen Wunschtermin aussuchen

mangelnde Kommunikation

Du stellst einen virtuellen Assistenten ein, der dich bei deinen Aufgaben unterstĂŒtzen soll. Wenn du nicht erlaubst, unabhĂ€ngig zu sein, was bringt es dann, zusĂ€tzliche Hilfe zu engagieren?

Ein weiteres Beispiel aus der Praxis: Klick – bereits zum x-ten Mal drĂŒcke ich den orangefarbenen Sende-Button des E-Mail-Programms, um eine Kundschaft an die Abgabe ihrer Dokumente zu erinnern. Angeheuert wurde ich fĂŒr das digitale Ablagemanagement diverse Unterlagen. Vereinbart (ja, schriftlich) war, dass alle Unterlagen in einem Ordner landen. Und ich diese dann in die passenden Ordner einsortiere. Nun, auch im dritten Monat klappt die Zusammenarbeit nicht wie gewĂŒnscht. Obwohl es sich um eine LieblingstĂ€tigkeit von mir handelt – manche schĂŒtteln sich wahrscheinlich: 100te Dokumente öffnen, korrekt benennen, und dann korrekt ablegen. Ich lieeebe solche Arbeiten. Wenn da nicht die Zusammenarbeit, oder eben Nicht-Zusammenarbeit wĂ€re.

Ein gemeinsames Projekt-Management ist eine essenzielle Voraussetzung dafĂŒr, dass externe Personen – wie virtuelle Assistent*innen – mit höchster Motivation und Identifikation arbeiten können und die geforderten Arbeiten nicht nur zum vereinbarten Termin „abliefern“.

Eine erfolgreiche Auslagerung von Aufgaben lebt von einer einwandfreien Kommunikation. Nur wenn alle WĂŒnsche, Anforderungen und Besonderheiten besprochen werden, kann davon ausgegangen werden, dass letztlich alle Beteiligten zufrieden sind.

Als Projektmanagement-Tool liebe ich Notion. In diesem können Aufgaben, Projekte, Ziele und Termine festgehalten und der Fortschritt ĂŒberwacht werden. So kann ich Auftraggeber*innen transparent alle relevanten Zwischenschritte mitteilen und sie auf dem Laufenden halten (mit dieser Initiative vermeide ich auch Mikromanagement).

Du benötigst UnterstĂŒtzung beim Einrichten von Notion? Etwa, um deine Aufgaben effektiv zu erfassen? Damit du ein organisiertes Tool zum Identifizieren, Zuweisen, Verwalten und Überwachen von Aufgaben von Anfang an hast.

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Jedoch ist nicht lĂ€ngst jede kaufende Person gewillt, ein solches Tool zu verwenden. Manche lieben Excel-Listen (die fĂŒr Projektmanagement nicht so geeignet sind – IMHO). Oder jeder Teilschritt einer Aufgabe wird via E-Mail nachgefragt.

Gerade am Anfang, bis ihr ein eingespieltes Team seid, wird vermutlich ein erhöhter Abspracheaufwand zwischen euch beiden notwendig sein. Das ist völlig normal.

Tipp fĂŒr dich als Auftraggeber*in: Sei nicht zu sparsam mit Hintergrundinfos zu Projekten und vermittle deiner virtuellen Assistenz ein GefĂŒhl der WertschĂ€tzung und des Vertrauens. Der Zugang zu relevanten Informationen fĂŒr alle Beteiligten ist entscheidend fĂŒr den Erfolg.

keine WertschÀtzung

Respektiere als Auftraggeber*in die Arbeitsbedingungen wie Erreichbarkeit (GeschĂ€ftszeiten) deiner virtuellen Assistenz. Schließlich geht es hierbei um einen respektvollen Umgang zwischen zwei SelbststĂ€ndigen. Werde also nicht sauer, wenn deine E-Mail nicht „sofort“ beantwortet wird.

Ich arbeite als selbststĂ€ndige VBA fĂŒr mehrere Kund*innen und kann aus diesem Grund nicht 24/7 ausschließlich einer Kundschaft und ihrem Projekt zur VerfĂŒgung stehen. Bevor es zu einem Vertragsabschluss kommt, sende ich der Auftraggeberin ein cheat sheet zu:

  • meine Erreichbarkeit,
  • Reaktionszeiten,
  • wann ich mit den zu erledigenden Arbeiten ab Auftragserteilung beginne,
  • meine Werte,
  • Details zum Briefing,
  • Kommunikationsmöglichkeiten,
  • u. v. m.

Eine neue Kundschaft hatte zu Beginn eine Arbeitsweise, die nicht zur mir passte. Sie engagierte zum ersten Mal eine VA – daher hatte sie leichte Tendenzen, mich wie eine Angestellte zu behandeln. Und zeigte wenig Respekt fĂŒr meine GeschĂ€ftszeiten.

nicht auf die Ideen der VA hören (aka das habe ich immer schon so gemacht)

Du arbeitest als virtuelle*r Assistent*in bereits seit einigen Monaten fĂŒr die Kundschaft. Und weißt wahrscheinlich auch ziemlich viel ĂŒber das Innenleben des Unternehmens. Erkennst Schwachstellen in Prozessen und AblĂ€ufen? Aber auf deine großartigen Ideen hört keine*r?

Dies ist ein großer Fehler, wenn Auftraggeber*innen das Wissen der VA nicht nutzen. Tipp fĂŒr AG: Nimm den Rat deiner Assistenz an und sei so offen wie möglich fĂŒr Ideen und Feedback. Denn: die VA ist Partnerin fĂŒr dich und nicht unterstellte Assistentin.

Profitiere als Unternehmer*in von der unterschiedlichen Perspektive der virtuellen Assistenz und daraus resultierender Ideen.

FREEBIE

Frage fĂŒr dich als VA: Wie unterstĂŒtzt du neue Kundschaften beim Festlegen der Rahmenbedingungen eurer Zusammenarbeit?

Frage fĂŒr dich als auftraggebende Person: Hast du bereits einen Onboarding-Prozess fĂŒr deine virtuellen Assistent*innen?

Freebie: In der gratis Checkliste (pdf zum Download) findest du knapp 20 Aufgaben aus dem Bereich Blog-Management, die eine erfahrene VA ĂŒbernehmen kann. Anhand der drei Spalten findest du heraus, welche Aufgaben du abgeben kannst/solltest und welche vielleicht eher nicht. Und als virtuelle*r Assistent*in bekommst du Inspiration, welche Leistungen du ĂŒbernehmen kannst.

Wenn dir die Übersicht der TĂ€tigkeiten gefallen hat, trage dich gerne in meinen Newsletter ein.

Dort erwarten dich:

  • Inspirationen und Impulse,
  • Einblicke in Dinge, die ich in meinem Business mache,
  • Hinweise, wenn ein neuer Blogpost online ist – als Abonnent*in bekommst du zusĂ€tzlich hilfreiches Material (etwa ein Cheat Sheet oder eine Anleitung),
  • Updates zu meinem Angebot (Werbung fĂŒr meine eigenen Produkte),
  • gelegentlich auch Empfehlungen von Unternehmer*innen, die ich gut finde (Content, den ich selbst konsumiere),
  • Blick hinter die Kulissen,
  • u. v. m.

Bleiben wir in Kontakt:

ErzĂ€hle mir von deinen Erfahrungen! Gerne auch ĂŒber LinkedIn 🔗 oder Facebook 🔗.

Gibt es etwas, wobei ich dich in deinem Businessalltag unterstĂŒtzen kann?

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5 Top-Tools fĂŒr die Arbeit als virtuelle Assistenz: Projektmanagement/Aufgabenverwaltung ✧ Grafik/Flyer/Marketingbilder designen ✧ Zeit erfassen ✧ Team-Kommunikation ✧ Kontakt-/Leadmanagement ✧ Terminplanung
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