Kennst du das Gefühl, wenn du auf einer Geschäftskontaktemesse voller Tatendrang stehst, doch die ersten Interessent*innen dich mit Skepsis mustern? So ging es mir bei „Topf sucht Deckel“.
Ich saß auf dem Sessel im Besprechungsraum, meine ganz neu designten Flyer griffbereit.
Der Plan: Mein Bürodienstleistungsunternehmen vorzustellen. Doch als ich begann, von den Vorteilen einer virtuellen Büroassistenz zu schwärmen, wurden einige Bedenken geäußert.
Vorab, was ist „Topf sucht Deckel“?
Dies ist eine Initiative der Wirtschaftskammer, die von Sales Teams & More entwickelt wurde. Es handelt sich um eine moderierte Geschäftskontaktemesse, die als spezielles Speed-Dating für Unternehmen konzipiert ist. Ziel ist es, Unternehmen, die nach neuen Geschäftsmöglichkeiten und Kooperationen suchen, branchenübergreifend zusammenzubringen. Die Gespräche zwischen den Teilnehmer*innen werden dabei gezielt koordiniert und geplant.
In diesem Blogartikel beleuchte ich 14 unterschiedlichste Einwände näher und entkräfte diese mit meinem Fachwissen. Denn jede kritische Frage birgt eine Chance zur Klärung.
Für alle, die lieber zuhören, habe ich den gesamten Artikel mithilfe von künstlicher Intelligenz in eine Sprachdatei umgewandelt. Klicke einfach auf den Play-Button unten, um den gesprochenen Artikel zu hören. Vergiss am Ende aber nicht, dir einen Termin für ein virtuelles Kennenlernen zu vereinbaren – ich verspreche, ich habe einen viel charmanteren Akzent als diese KI. *grins*
Wenn du diesen Beitrag gelesen hast, wirst du deine Zweifel über Bord werfen – bereit, unsere Zusammenarbeit zu starten. Gemeinsam schaffen wir den Freiraum, den du brauchst, um das zu tun, was dir wirklich wichtig ist.
Vertrau mir – die virtuelle Bürowelt hält ungeahnte Möglichkeiten für dich bereit!
Virtuelle Assistenzdienstleistungen sind mir zu teuer.
Glaub mir, unterm Strich sparst du Geld. Stell dir vor, du bist ein leidenschaftlicher Fotograf und das Sortieren und Ordnen von Belegen raubt dir jede Woche Stunden, in denen du stattdessen für deine Kund*innen fotografieren könntest.
Indem du diese Aufgaben an mich delegierst, gewinnst du diese Zeit zurück und kannst mehr Aufträge annehmen. Die Investition in meine Dienstleistungen zahlt sich also schnell aus.
Außerdem zahlst du nur die tatsächliche Arbeitszeit und keine Overhead-Kosten. Sieh meine Dienstleistungen als Investition in deinen Frieden und deine Freizeit. Du wirst sehen, dass du mehr Zeit hast, um dich aufs Wesentliche zu konzentrieren, was dein Geschäft voranbringt.
Das bisschen Orga-Gedöns kann ich selbst.
Mag sein, aber überleg mal, wie viel effizienter dein Tag wäre, wenn du das Terminmanagement und die E-Mail-Korrespondenz an mich abgibst.
Vielleicht erinnerst du dich an den letzten Sommer, als du im Urlaub warst und trotzdem E-Mails beantworten musstest? Mit meiner Unterstützung hättest du abschalten und den Urlaub genießen können!
Ich bin hier, um dir das Leben leichter zu machen. Du wirst dich fragen, wie du jemals ohne mich auskamst, wenn ich erst mal den Büroballast oder dein E-Mail-Marketing von deinen Schultern nehme.
Ich möchte mich nicht langfristig binden.
Bei Marias Office-Management gibt es keine Fesseln. Ich biete flexible Vertragsbedingungen an. Du entscheidest, wie lange du meine Hilfe benötigst.
Kann ich dir wirklich meine sensiblen Daten anvertrauen?
Absolut! Datenschutz hat für mich höchste Priorität. Stell dir vor, du betreibst ein erfolgreiches Online-Coaching. Deine Kund*innendaten sind ein wertvolles Gut. Genau wie du lege ich größten Wert darauf, diese Daten zu schützen und vertraulich zu behandeln.
Ich kenne dich nicht. Da fehlt mir das Vertrauen für eine Zusammenarbeit.
Ich verstehe deine Skepsis. Betrachte es so: Du suchst eine Betreuung für dein Kind. Da möchtest du die Person auch gut kennenlernen. Genauso wichtig ist mir der persönliche Kontakt zu meinen Kund*innen.
Du hast mich noch nicht über meinen Newsletter oder LinkedIn kennengelernt? Dann lass uns bei einem Video-Call und einem kostenlosen Erstgespräch zusammenkommen.
Mit etwas Geduld wirst du mir vertrauen.
Um mich auf jede einzelne Kundschaft intensiv konzentrieren zu können, bin ich auf wenige Auftraggeber*innen fokussiert. Ich arbeite zu 100 % für dich, so als wäre ich in deinem Büro.
Übrigens: Mit manchen Bestandskund*innen arbeite ich bereits seit drei Jahren zusammen.
Ich mache mir Sorgen um Zeitunterschiede.
Zeit ist relativ, oder?
Du hast eine langfristige, monatliche Unterstützung gebucht? Mindestens einen Monat, bevor ich in eine andere Zeitzone wechsle, gebe ich dir Bescheid. Und so werden Zeitzonen zu Herausforderungen, die darauf warten, gemeistert zu werden.
Und auch sonst arbeite ich oft nicht zu den Arbeitszeiten meiner Kund*innen. Denn ich bin Frühaufsteherin und das bedeutet oft, ich bearbeite deine E-Mails und Anfragen, während du noch schläfst.
Klick und du kommst zu meinem Terminplanungs-Tool. Der kostenlose Kennenlerntermin ist wie ein Einhorn – es gibt ihn nur einmal.
Die Kommunikation auf Distanz ist zu kompliziert und fehleranfällig.
Keine Bange, moderne Kommunikationstools machen es uns leicht. Auch E., eine Kundin von mir, hatte anfangs ähnliche Bedenken. Doch durch regelmäßige Updates über Slack und wöchentliche Video-Calls haben wir eine reibungslose Kommunikation etabliert, die es uns ermöglicht, Projekte effizient und fehlerfrei abzuwickeln.
Mit klaren Strukturen und Absprachen vermeiden wir Missverständnisse. Gemeinsam finden wir die idealen Prozesse.
Kennst du dich mit der Software aus, die ich verwende?
Natürlich kann ich nicht jede Software kennen, aber ich bin schnell im Erlernen neuer Tools. Zum Beispiel hatte eine Kundschaft das CRM CentralStation, mit dem ich noch nicht vertraut war. Auch wenn es am Anfang hakte, mit etwas Übung hatte ich mich eingearbeitet und konnte effektiv helfen, die Kontakte zu verwalten.
Ich bin versiert in „Standardprogrammen“ wie Microsoft oder WordPress, regLIST24, Canva Pro und offisy. Beim E-Mail-Marketing unterstütze ich dich mit Brevo (ehemals Sendinblue). Und als Notion-Beraterin fokussiere ich mich auf … Notion.
Auf dieser Seite habe ich eine Übersicht der Tools und Anwendungen zusammengestellt, mit denen ich üblicherweise arbeite.
Ich befürchte, dass eine virtuelle Assistenz weniger kreative oder innovative Lösungen bietet.
Ganz im Gegenteil. Durch die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Kund*innen aus verschiedenen Branchen habe ich ein breites Spektrum an Erfahrungen gesammelt. Diese Vielfalt ermöglicht es mir, frische und innovative Ideen in dein Business einzubringen. Ein frischer Blick von außen kann oft sehr bereichernd sein.
Was, wenn wir unterschiedliche Vorstellungen davon haben, wie etwas gemacht werden soll?
Keine Sorge, mit klaren Absprachen finden wir garantiert einen Weg. Ich stimme mich eng mit dir ab und arbeite genau nach deinen Vorgaben.
Sollten doch mal Differenzen auftreten, setzen wir uns zusammen und finden eine Lösung.
Meine derzeitige Assistenz arbeitet auch nach Feierabend oder am Wochenende. Das erwarte ich ebenfalls.
Work-Life-Balance ist mir wichtig. Über meine Werte habe ich bereits einen Blogartikel geschrieben.
Ich arbeite gerne, engagiert, aber nur innerhalb klar vereinbarter Zeiten. Durch effizientes Zeitmanagement können wir sicherstellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
Ich möchte meine Assistenz auch für Botengänge und kleine Besorgungen vor Ort einsetzen.
Für Botengänge bin ich als virtuelle Business Assistenz die falsche Wahl.
Aber ich manage und erledige verlässlich alle digitalen Aufgaben, als säße ich bei dir im Büro. Da ich dir all die administrativen Aufgaben abnehme, hast du Zeit für diese persönlichen Erledigungen.
Wie kann ich sicher sein, dass du tatsächlich die Stunden arbeitest, für die ich bezahle?
Guter Punkt! Du engagierst eine VA und weißt nicht, womit diese den Tag verbringt.
Solche Unsicherheit erspare ich dir. Ich schicke dir detaillierte Tätigkeitsnachweise und tracke jede Arbeitsstundeminute. So siehst du immer, was ich tue und wie viel Zeit ich aufwende. Als Time Tracking Tool verwende ich Clockify.
Mir ist eine Online-Assistenz zu unpersönlich. Ich bevorzuge eine reale Ansprechperson im Büro.
Ich verstehe, dass der persönliche Kontakt wichtig ist. Aber keine Sorge: Wir werden uns kennenlernen, per Video oder bei einem Treffen (in Wien und Wien-Umgebung).
Auch virtuell können wir eine starke und angenehme Arbeitsbeziehung aufbauen – zum Beispiel über regelmäßige Video-Calls.
Und denk daran, die Flexibilität einer virtuellen Assistenz ermöglicht es dir, deine sozialen Kontakte im Büro noch besser zu pflegen, da du weniger gestresst und beschäftigt bist.
Von Bedenken zu Benefits.
Erscheint dir der Sprung ins digitale Büromanagement erst mal wie ein Sprung ins kalte Wasser? Doch in einer Welt, in der wir mit einem Fingerwisch Essen bestellen oder unsere Haustiere einen eigenen Instagram Account haben, ist eine virtuelle Assistenz der Turbo-Boost, den dein Business verdient.
Lass uns das Staubkorn Misstrauen beiseite pusten und einen Blick auf die schillernde Vielfalt der Möglichkeiten werfen, die sich dir eröffnen: Neben dem Sortieren deiner täglichen Büroaufgaben, biete ich auch Unterstützung im E-Mail-Marketing und Notion-Beratung an. Stell dir vor, deine Marketing-Kampagnen laufen wie von selbst und deine Notion-Datenbank ist ein Organisationswunder, das dir jederzeit den Überblick behält.
Neugierig geworden? Lass uns bei einer virtuellen Kaffeepause quatschen und herausfinden, wie ich dir den Büroalltag erleichtern kann.
Klick und du kommst zu meinem Terminplanungs-Tool. Der kostenlose Kennenlerntermin ist wie ein Einhorn – es gibt ihn nur einmal.
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