Valentinstag also. Das Fest der Liebenden. „Und was hat das nun mit deinem Business als virtuelle Assistenz zu tun?“, könntest du an dieser Stelle berechtigterweise fragen.
In den letzten Mehrwert-Blogartikeln teilte ich Tipps und Anleitungen zu Notion und E-Mail-Organisation. Heute hast du wieder einmal die Gelegenheit, einen Blick in mein Leben zu erhaschen. Und die Möglichkeit, meine Perspektive zur Businessliebe kennenzulernen.
Hier gehts um …
Warum habe ich mich für die virtuelle Business-Assistenz entschieden?
Der Hauptgrund für mich ist auch einer der reichlichen Vorteile der Selbstständigkeit als virtuelle Assistentin:
Flexible Arbeitszeiten
Als EarlyBird arbeite ich oft, wenn es draußen noch dunkel ist – besonders in den Wintermonaten. Langsam kommt (wenn sie denn kommt) die Sonne hervor und ich tippe bereits seit einiger Zeit in die Tastatur.
Dafür habe ich ab dem späten Nachmittag eine reduzierte Leistungsfähigkeit und bin dadurch weniger produktiv.
Warum wird nach wie vor so wenig auf den Biorhythmus von Personen im Berufsalltag Rücksicht genommen? Ich habe bspw. eine Freundin, die ist eine Eule – wenn ich schon vom Sessel kippe, dreht sie voll auf. Und sie „darf“ immer wieder Frühdienste machen, obwohl sie dann nicht ihr Leistungshoch hat.
Als virtuelle Assistenz kann ich meine Arbeit so organisieren, dass sie zu meinem Lebensstil passt. Außerdem kann ich meine eigenen Stunden festlegen.
Spannenderweise sind 85 % meiner Kund*innen Eulen. So ergänzen wir uns perfekt. Sie schreiben mir abends oder in der Nacht. Und ich arbeite die Aufträge am Morgen ab.
Dank der angepassten Arbeitszeiten habe ich jetzt wieder Zeit, mich sowohl beruflich als auch persönlich weiterzuentwickeln und kann mich sogar ehrenamtlich engagieren.
Als VA bin ich nicht an ein Büro und/oder Standort gebunden.
So kann ich mit Personen zusammenarbeiten, ohne dass wir uns an einem bestimmten Ort treffen müssen. Meine Tätigkeit als VA eröffnet mir fantastische Gelegenheiten, gemeinschaftlich mit Personen und kleinen Teams aus anderen Ländern an Projekten zu arbeiten.
Dies ist für mich einfach eine Bereicherung an Freiheit und Flexibilität.
Was haben wir beide schon Tolles erlebt?
Durch mein Business hatte ich die Möglichkeit, das Wissen und die Fähigkeiten, die ich erworben habe, in andere Bereiche meines (Geschäfts-)Lebens zu übertragen.
Anfangs war es noch schwer, Kund*innen zu finden – doch mit jeder neuen Anfrage wird die Zeit, die ich mit der aktiven Kund*innen-Akquise verbringe, kleiner und kleiner.
Wir geben uns alle Mühe. Von der Gutachten-Transkription über die Erfassung von 100ten Visitenkarten in eine Exceldatei bis zum Aufbau von individuellen Notion Dashboards – als Beispiele.
Und natürlich die Unterstützung bei verschiedensten administrativen Aufgaben. Mit viel Engagement und Einsatz schaffen wir es, die Wünsche umzusetzen. Manchmal ist es stressig und manchmal auch eintönig, mitunter sogar etwas nervig oder verzwickt – aber am Ende des Tages gehen wir gestärkt aus jeder Herausforderung.
Oder konnten zumindest etwas lernen. Meine Formelskills in Excel haben sich nach der Visitenkarten-Datenpflege enorm verbessert.
Ebenso lernte ich, dass Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg ist.
Während der letzten Jahre hat sich mein Business weiterentwickelt. So habe ich Angebote aussortiert und dafür andere Dienstleistungen entwickelt.
Genau deshalb liebe ich das Business der virtuellen Assistenz so sehr – wegen der Fähigkeit, uns immer weiterzuentwickeln und neue Dinge zu lernen. Und natürlich bin ich sehr stolz auf all unsere Erfolge!
Mich hat auch überwältigt, wie viel Vertrauen mir die Menschen entgegenbringen. Egal, ob es um Passwörter oder Zugänge zu Dokumenten geht. Viele Kund*innen konnte ich von der Benutzung eines Passwort-Managers überzeugen. Mit diesem können Zugänge geteilt werden; ohne, dass ich die Passwörter sehe.
Gab es schon negative Erfahrungen?
Auf dem Weg zu und als VA gab es einiges zu meistern.
Liebes Business, kannst du dich noch erinnern, als sich eine unserer ersten Kundschaften nach über drei Jahren meldete und auf den nicht genutzten Stunden aus einem Stundenpaket bestand? Obwohl, sowohl im Angebot als auch in den AGB deutlich steht, dass nicht in Anspruch genommene Stunden nach einer bestimmten Zeit automatisch verfallen. Und nicht jahrelang gespeichert werden können.
Zudem hatte diese Kundschaft noch ein extrem preiswertes Stundenpaket gekauft.
Zweimal hatten Kund*innen überhöhte Erwartungen und äußerten ihre Unzufriedenheit. Gerade bei Arbeiten rund um den Aufbau eines Notion-Workspace gibt es unterschiedliche Annahmen. Nach dem Projektabschluss waren beide Auftraggeber*innen mit dem Ergebnis jedoch überaus happy.
Denn eine „coole Vorlage“ ist nicht der erste Baustein bei der Implementierung von Notion. Es bringt nichts, wenn der Workspace mit schicken Icons und Covern versehen wird, aber die Arbeitsabläufe nicht realistisch abgebildet werden. Mir ist bewusst, das Suchen nach stylishen Symbolen ist amüsanter als der Aufbau eines konsistenten Systems zum Speichern von Dateien und zum Nachverfolgen von Aufgaben.
Klick und du kommst zu meinem Terminplanungs-Tool.
Oder sich zu überlegen, wie sollen Datenbanken miteinander verknüpft werden? Welche Abläufe sollen durch Notion unterstützt werden? Welche Arbeitsschritte werden gerne vergessen und sollen durch das Tool abgesichert werden?
Wie sehen Außenstehende mein Business?
Personen, die noch nie von „virtueller Assistenz“ gehört haben, stellen sich unter diesem Begriff verschiedene Dinge vor. Etwa: Eine Art von Technologie oder Software, die ihnen bei der Organisation und Verwaltung ihres Alltags oder ihres Unternehmens hilft.
Der erste Teil stimmt nicht. Mit dem zweiten Teil wird die Möglichkeit einer virtuellen Bürokraft angedeutet.
Virtuelle Assistent*innen bieten ähnliche Dienstleistungen an, sind aber nicht unbedingt auf die klassischen Aufgabenbereiche einer Verwaltungskraft eingeschränkt. Und VAs unterstützen mithilfe von digitalen Technologien ihre Auftraggeber*innen – meistens ohne sich an einen bestimmten Ort begeben zu müssen.
Virtuelle Assistenz: Nur ein Begriff. Die Möglichkeiten sind – wie die Leistungsbereiche – so vielfältig: VA (abgekürzt, ausgeschrieben, auf Deutsch oder Englisch), Expert*in für XY, Assistent*in für XY.
Deshalb bezeichne ich mich auch als „Virtuelle Business Assistentin“. Da mein Schwerpunkt im Backoffice mit den unterschiedlichsten administrativen Aufgaben, Workflow-Optimierung und Notion-Beratung (Projekt-Management) liegt. Social Media Management gehört zum Beispiel nicht zu meinem Geschäft.
Was möchte ich mit meinem Business noch erleben?
- Ich möchte die Marke »Marias Office-Management« weiter entwickeln.
- Meine Dienstleistungen so bequem wie möglich machen. Je einfacher und schneller Kund*innen erkennen, dass eine virtuelle Assistenz kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit ist, um weiterzukommen. Desto eher bin ich d i e Ansprechperson für Büroservice mit Workflow-Optimierung und Notion-Beratung.
Daher überprüfe ich zurzeit die Kund*innen-Reise. Etwa: Ist es einfach, mich zu kontaktieren? Ist nachvollziehbar, dass im vermeintlich „einfachen“ Bereich Büroservice bestimmte fortgeschrittene Fähigkeiten und Kenntnisse erforderlich sind? Ich denke da an den Service »E-Mail-Management« mit Aufbau eines Fragen-Wikis in Notion. - Die Abonnent*innen des Newsletters »Post aus dem virtuellen Büro« vergrößern. Damit mehr Leser*innen hilfreiche Tipps und Tricks sowie interessantes Hintergrundwissen erhalten – rund um die Themen
- Virtuelle Assistenz,
- Notion,
- Struktur/Organisation,
- Produktivität.
- Kooperationen aufbauen: Also überhaupt Kooperationspartner*innen finden. Diese sollen zu meinem Business und meiner Zielgruppe (Soloselbstständige und kleine Vereine) passen. Wichtig ist, dass es eine Win-win-Situation für beide Seiten ist.
Mit diesem Beitrag nehme ich an der Blogparade (ja, die gibt es noch) von Steffi Fleischer teil. Bei einer Blogparade animiert ein*e Blogger*in andere Blogger*innen dazu, über ein bestimmtes Thema zu schreiben.
Wenn du also noch mehr Business-Liebesbriefe lesen möchtest, dann ab zum Startbeitrag von Steffi. Sie wird alle eingereichten Beiträge in einem separaten Blogpost zusammenfassen.
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