Hier geht es um …
Einführung in Wissensmanagement | Notion rockt dein Wissen | Wie du dein Wissensmanagement mit Notion umsetzt | Praktische Tipps | Schlussgedanken
Prozesse, Abläufe und Wissen – hier muss Klarheit rein sein.
Ordnung ist für mich wie ein präzises Mosaik. Jede Information ist ein kleiner Stein, der an der richtigen Stelle das große Ganze erstrahlen lässt.
Als selbstständige Business-Assistentin für Büroservice ist es unerlässlich, dass ich mein gesammeltes Wissen leicht wiederfinde.
Wie mache ich das? Und wie kannst du das auch?
Einführung in Wissensmanagement
Wissensmanagement bedeutet, Wissen zu sammeln, zu organisieren, zu nutzen und ggf. zu teilen. Es geht darum, die Informationen und Erfahrungen, die Menschen in einem Unternehmen (auch in Einzelunternehmen) haben, so zu verwalten, dass sie leicht zugänglich sind und einen Mehrwert bieten.
Als Buchliebhaberin ein Beispiel aus der Buchwelt: Stelle dir vor, du hast ein riesiges Bücherregal voller wertvoller Bücher. Wenn diese Bücher ordentlich sortiert sind, kann jede*r das finden, was gesucht wird, und von dem gespeicherten Wissen profitieren.
Genauso funktioniert Wissensmanagement: Es hilft, das Wissen zu strukturieren und sicherzustellen, dass jede*r die benötigten Informationen findet.
Für Einzelunternehmer*innen und kleine Vereine ist gut organisiertes Wissen eine Arbeitserleichterung:
- Du hast mehr Zeit, um dein Geschäft weiterzuentwickeln und Entscheidungen schneller zu treffen.
- Vermeidest Doppelarbeit.
- Und verbringst weniger Zeit mit der Suche nach Informationen.
Notion rockt dein Wissen
Eine Notion-Mediathek ist der zentrale Knotenpunkt für verschiedene Arten von Wissen, einschließlich externer Links und Ablaufwissen. Und geht somit über die traditionelle Sammlung von Informationen hinaus.
Explizites Wissen (auch Ablaufwissen genannt) ist wie ein gut durchdachtes Kochrezept: Es ist leicht weiterzugeben und zu dokumentieren. Es beschreibt genau die Zutaten und die notwendigen Schritte, um ein perfektes Gericht zuzubereiten. Dieses Wissen kann in Form von Texten, Zahlen, Bildern oder anderen Medien vorliegen. Beispiele dafür sind Handbücher, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Checklisten für wiederkehrende Aufgaben oder Video-Erklärungen für komplexe Prozesse.
In der digitalen Notion-Bibliothek können allerdings nicht nur die Kochrezepte aka SOPs (steht für Standard Operating Procedure – eine standardisierte Arbeitsanweisung) organisiert werden, sondern du kannst die Mediathek auch als Sammelstelle für relevante externe Links nutzen – etwa wichtige Websites, Artikel oder Online-Tools. So entsteht ein umfassendes internes Wissensnetzwerk, das dir (und deinem Team) hilft, schnell auf wichtige Informationen zuzugreifen, ohne diese separat verwalten zu müssen.
Eine gut strukturierte Mediathek in Notion macht es möglich, verschiedene Wissensarten miteinander zu verknüpfen. Du kannst etwa einen Prozess (Ablaufwissen) mit relevanten externen Ressourcen und internen Dokumenten verlinken, um ein ganzheitliches Verständnis zu fördern. Dies machst du in Notion mit Unterelementen.
Angenommen, du hast eine SOP für das Schreiben und Veröffentlichen eines Blogartikels. Der Prozess ist „Blogartikel schreiben“. Und die relevanten Unterelemente könnten sein:
- Recherche durchführen
- Entwurf schreiben
- Entwurf überprüfen
- Endgültige Version erstellen
- Artikel veröffentlichen
Jedes dieser Unterelemente kann weitere Details und Aufgaben enthalten. Zum Beispiel könnte „Recherche durchführen“ eine Checkliste haben mit: „Quellen sammeln“ und „Literatur überprüfen“.
Wie du dein Wissensmanagement mit Notion umsetzt
Zuallererst benötigst du eine Datenbank – obviously. Jede Wissensart erhält einen eigenen Eintrag. Diese Einträge kannst du kategorisieren und mit Eigenschaften (Properties) versehen, z. B.:
- Kategorie: Administration, Design, Buchhaltung, KI, SEO, Finanzen …
Nutze eine einheitliche Taxonomie. Damit ordnest du Informationen in einem klaren System und verwendest Begriffe und Kategorien immer konsistent. So findest und verwaltest du Inhalte leichter. Bei Notion kannst du sowohl beim Eigenschaftsnamen als auch bei den Optionen der Auswahl-Eigenschaften eine Beschreibung hinzufügen. - Format oder Typ: Prozess, Anleitung, Checkliste, Externe Ressource, Video, Podcast, Artikel, Tool, Website.
- Erstellt: Datum (Relevant, damit du dir Filter anlegen kannst – etwa Einträge, die vor einem Monat angelegt wurden).
- Status: aktiv, benötigt Überprüfung, Geprüft, Veraltet.
- Zuletzt bearbeitet: Datum.
- Version
- Autor*in: Für externes Wissen. So kannst du nach bestimmten Autor*innen filtern.
- Archiv: Wenn das Wissen nicht mehr aktuell ist.
- URL
- Prozess: Verlinkung auf übergeordneten Eintrag
- Ergänzungen: Verlinkungen auf dazugehörende (Unter-)Elemente.
Am besten ist, du arbeitest ein wenig mit den zuerst erstellten Eigenschaften und findest allmählich heraus, was für dich optimal funktioniert; wie du deine Datenbankeinträge sortierst und filterst.
Die Einträge selbst kannst du im Seitenbereich des Datensatzes flexibel gestalten – mit Texten, Hervorhebungen, Bildern, Einfügen von Multimedia-Inhalten oder die Integration mit anderen Tools. So vermittelst du alle wichtigen Informationen anschaulich und verständlich.
Praktische Tipps
- Erstelle deine Wissensdatenbank mit kategorisierten Einträgen.
- Nutze Verknüpfungen zwischen verschiedenen Seiten, um Zusammenhänge herzustellen.
Bei Aufgaben etwa können passende Wissenseinträge verknüpft werden, damit du mit einem Klick alles parat hast. - Verwende Labels und Eigenschaften, um Informationen besser auffindbar zu machen.
- Implementiere regelmäßige „Wissens-Check-ins“ besonders für Ablaufwissen. D. h. nutze eine Versionierung und aktualisiere regelmäßig deine Einträge.
- Besonders praktisch in Notion: Du kannst Vorlagen erstellen, damit deine SOPs und/oder die Informationen zu deinen im Web gefundene Ressourcen immer gleich aussehen.
- Beachte, wenn du dir ein Notion-Datenbank-Template für Wikis in deinen Workspace geladen hast: Die Vielfalt und Komplexität einiger Templates kann überwältigend sein. Etliche Vorlagen enthalten Abschnitte oder Elemente, die für bestimmte Projekte irrelevant sind. Halte also den virtuellen Besen bereit, um Unnötiges beiseitezufegen und Platz für deine Ideen zu schaffen.
Schlussgedanken
Mit Notion fügt sich dein Wissen wie ein perfekt gelöstes Puzzle zusammen – kein Teil geht mehr verloren. Durch die Verknüpfung von Seiten und Datenbanken kannst du ein effektives System aufbauen, das deinen individuellen Bedürfnissen entspricht.
Du wirst überrascht sein, wie schnell du Informationen findest und wie viel Zeit du dadurch sparst, weil du nicht mehr nach verstreuten Notizen suchen musst.
Über den Newsletter von Judith Peters und den verlinkten Blogparaden-Sommer 2024 , in dem über 100 Blogparaden vorgestellt wurden, bin ich zu der Frage „Wie und mit welchen Tools organisierst du dein Wissen?“ gelangt.
Somit nehme ich mit diesem Beitrag an der Blogparade von Martina Klinkowski teil. Bei einer Blogparade animiert ein*e Blogger*in andere Blogger*innen dazu, über ein bestimmtes Thema zu schreiben.
Wenn du weitere Sichtweisen zum Thema Wissensmanagement lesen möchtest, dann ab zum Startbeitrag von Martina. Sie wird alle eingereichten Beiträge zusammenfassen.
Lass uns gemeinsam dein Wissensmanagement aufräumen!
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Liebe Maria, Kompliment für deinen *aufgeräumten* und klaren Beitrag zum Thema Wissensmanagement! Den Begriff Ablaufwisse / SOP kannte ich noch nicht, man lernt nie aus. Liebe Grüße nach Wien! Astrid
Vielen Dank für deinen lieben Kommentar und das Lob zu meinem Artikel, Astrid. Es freut mich sehr, dass du etwas Neues gelernt hast.
Ablaufwissen bzw. SOPs sind in großen Unternehmen weitverbreitet, um Prozesse zu standardisieren.
Aber auch für Soloselbstständige sind sie Gold wert: Denn mit einer Prozessbeschreibung musst du nicht jede Aufgabe wieder bei 0 beginnen. Oder überlegen, wann welcher Schritt dran ist.