7 schlimme Fehler bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz – und wie du sie vermeidest

Die Aufgaben einer virtuellen Business Assistentin sind vielseitig, abwechslungsreich und machen sehr viel Spaß.

Im ersten Teil der Artikelreihe „Kund*innen-Reise“ beschrieb ich kuriose Erlebnisse bei der Kunden-Akquise. Im zweiten Teil beschäftigte ich mich mit der Frage: Wo finde ich überhaupt Aufträge?

Heute beleuchte ich 7 riskante Fehler von Auftraggeber*innen bei der Zusammenarbeit mit virtuellen Assistent*innen.

Lies auch als virtuelle Assistenz den Artikel, um rechtzeitig gegensteuern zu können.

Ich probiere ein neues Tool aus, welches automatisch Text in Sprache umwandelt. Momentan noch in der kostenlosen Variante – um Erfahrungen sammeln. Daher ist es möglich, dass du Werbung hörst. Gerne kannst du mir deinen Eindruck schreiben.

hier gehts um …

aus der Vogelperspektive: weißer Untergrund – darauf drei unterschiedlich große Notizbücher in Brauntönen, der Einband des obersten Buches ist mit Sprenkeln versehen / auf der linken Seite der Text: Fehler bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz

effektives Outsourcing

Unternehmer*innen müssen nicht alles selbst machen. Manchmal ist es klüger, Teilbereiche oder einzelne Aufgaben und Geschäftsprozesse auszulagern.

Du hast also als Auftraggeber*in

  • überlegt, welche Arbeitsabläufe von einer virtuellen Assistenz erledigt werden sollen,
  • von langer Hand vorbereitet,
  • deine Bedürfnisse und Anforderungen erhoben,
  • wieder verworfen und
  • schließlich doch beschlossen, bestimmte Aufgaben(-gebiete) auszulagern.

Es dauert ein wenig, bis deine VA dich, dein Unternehmen und deinen Arbeitsstil kennenlernt. Je mehr Zeit du als neue Kundschaft am Anfang investierst, um die virtuelle Assistenz auf den aktuellsten Stand zu bringen, desto einfacher wird es für euch beide auf Dauer. D. h. sobald ihr ein starkes Fundament aufgebaut habt, wird es euch leichter fallen, die Dinge während der gemeinsamen Zeit am Laufen zu halten.

Welche Fehler kann es geben?

unzureichendes Briefing

Die Aufgaben sind nicht ausführlich beschrieben. Stelle als Auftraggeber*in detailliert klar, was die Aufgabe ist. Um das von dir gewünschte Ergebnis zu erzielen, sollte das Briefing so ausführlich und konkret wie möglich sein.

Hier kannst du als Auftraggeber*in viele Missverständnisse vermeiden, indem du die Aufgaben, die deine VA ausführen soll, sehr genau beschreibst. Erkläre lieber zu viel als zu wenig.

Eine meiner Kundschaften beschreibt die zu erledigenden Arbeitsabläufe mit einer detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. erstmalig alle Workshop-Termine in den Kalender xxx eintragen,
  2. dann in weiterer Folge einmal im Monat überprüfen, ob die Termine noch stimmen oder neue dazu gekommen sind,
  1. mit verschiedenen Farben arbeiten,
  2. auch immer dazu schreiben, von wem der Workshop abgehalten wird,
  3. wenn es sich um einen mehrtägigen Workshop handelt, die Tage einzeln eintragen.

Bei so einer Anleitung gibt es keine Fragezeichen und ich kann – ohne zeitraubende Rückfragen – sofort loslegen.

Eine andere Person wiederum nimmt Bildschirmvideos auf und zeigt mir so die Tätigkeiten.

Das ist zunächst mehr Arbeit und Auftraggebende müssen natürlich ein bisschen Zeit investieren. Aber das lohnt sich allemal.

Bestehe als virtuelle*r Assistent*in auf einer präzisen Aufgabenabgabe.

Ob eine Einschulung in spezielle Programme bereits von der Kundschaft zu bezahlen ist, oder von beiden Seiten als gemeinsame Investition in eine künftig erfolgreiche Zusammenarbeit zu betrachten ist, hängt von deiner Strategie als virtuelle*r Assistent*in ab. Ich habe beschlossen – dies kommuniziere ich auch an meine Kund*innen –, dass ich die Einschulungszeit wie immer erfasse. Allerdings nur die Hälfte weiterverrechne. Bisher waren es stets Tools, die ich lediglich für bestimmte Aufträge einsetze. Jedoch durch jedes Programm, welches ich lerne, erweitere ich mein Angebot. Und kann zukünftig weitere Kund*innen unterstützen.

Neben der Schritt-für-Schritt-Beschreibung bedenke auch solche Fragen:

  • Wie oft möchtest du über den Fortschritt informiert werden? (Täglich? Wöchentlich? Zweiwöchentlich?)
  • Wie möchtest du am liebsten kommunizieren? (E-Mail, Slack, Messenger?)
  • Wie sollen Probleme bekannt gegeben werden?
    • Was definierst du als Problem?
    • Was definiert einen Notfall?
  • Wie findet die Kontrolle statt? (Kontrolliere als Auftraggeber*in aber nur wo Kontrolle wirklich nötig ist.)
Text "Steigere als Solo-Selbstständige*r deine Produktivität und Effektivität. Setze deine eigenen Fähigkeiten bewusst ein. Fokussiere dich so auf den Nutzen für deine Kundschaft. " - Button mit Text "starten" - Bild von Maria Schinner

Ein Klick aufs Bild und du kommst zu den Kontaktmöglichkeiten.

der Preis von Qualität wird unterschätzt

Du kennst bestimmt die Aussage:

Menschen wollen immer drei Dinge, wenn sie ihr Geld ausgeben: die beste Qualität, den besten Service und – natürlich – den niedrigsten Preis. Es gibt keine Firma, die all diese drei Sachen auf einmal anbieten kann.

Oft wird vergessen, dass Qualität ihren Preis hat. Ich machte ich mir bereits einmal Gedanken, dass auf Freelancer-Plattformen meist nach schnell schnell und billig billig gesucht wird.

In der Regel ist davon auszugehen, dass das Ergebnis der Auftragsumsetzung in starkem Zusammenhang mit dem dafür bezahlten Preis steht.

Zu schwierigen Kund*innen zählen etwa diejenigen, die EUR 20,00 „investieren“ und eine EUR 1.000,00 Leistung erwarten. Du weißt als auftraggebende Person wirkliche Qualität sicher zu schätzen und schaust nicht immer nur auf den Preis.

Konzentriere dich also nicht darauf, ein paar Euronen zu sparen, sondern auf die Effizienz, Zuverlässigkeit und Fähigkeiten der virtuellen Assistenz. Fair bezahlte Personen sind treue Partner*innen – und auch motivierter, wenn sie sich wertgeschätzt fühlen (die Bezahlung ist ja ein Teil von Wertschätzung).

zu hohe (oder unrealistische) Anfangserwartung

Sowohl der auftraggebenden Person wie auch der VA sollte klar sein, dass der Auftrag anfangs eventuell noch nicht hundertprozentig klappt. Denn oft musst du dich als virtuelle*r Assistent*in zuerst in das Thema einarbeiten.

D. h. für Auftraggeber*innen: Erwarte nicht, dass dein*e virtuelle*r Assistent*in von Anfang an weiß, was zu tun ist. Ein Teil des Briefings ist, du musst Pläne machen und eine Liste der Aufgaben, die du an die VA abtreten möchtest, erstellen, strukturieren und diese klar kommunizieren, um Missverständnisse und Enttäuschungen zu vermeiden. Du solltest wissen, was du von deiner VA willst und wie du es willst.

Natürlich erhoffst du dir als Auftraggeber*in, dass vieles einfacher und günstiger wird. Dies ist machbar, jedoch nicht ohne entsprechenden Initialaufwand.

Es ist ziemlich unwahrscheinlich, dass eine virtuelle Assistenz alles beherrscht. In aller Regel ist diese lediglich auf wenige Gebiete spezialisiert. Wenn du als Auftraggeber*in Unterstützung für Web-Entwicklung oder Copywriting suchst, dann engagiere lieber zusätzlich ein oder zwei Spezialist*innen für diese Bereiche.

Bedenke, dass sich eine virtuelle Assistenz auf einige Service-Bereiche spezialisiert. Wie jede*r andere Unternehmer*in kann sie nicht jedes Aufgabengebiet deines Business abdecken.

Mikromanagement

Delegieren ist eine Maßnahme, die von einigen Auftraggeber*innen nicht effizient umgesetzt wird. Sie versuchen, das Übertragen der Aufgabe bis ins kleinste Detail zu regeln. Eher sollten sie sich auf die Ergebnisse konzentrieren und die Verantwortung für die Auftragsbearbeitung mir als VA überlassen. Gib als kaufende Person das „Was“, das „Warum“ und das „Bis Wann“ vor.

ℹ️Was ist Mikromanagement? Dies ist ein Managementstil, bei dem Führungskräfte die Untergebenen und Teammitglieder umfassend überwachen. Es gibt verschiedenste Anzeichen – nachfolgend führe ich einige auf:

  • Jede Aufgabe bedarf der Genehmigung.
  • Ständig Updates und detaillierte Berichte haben zu wollen.
  • In allen E-Mails immer in CC gesetzt zu werden.

Aber gibt es Mikromanagement auch bei virtuellen Assistent*innen, die selbstständige Unternehmer*innen sind und nicht angestellte Mitarbeitende?

Großartige Teams leben von Vertrauen: Und dies sollte auch zwischen Auftraggebenden und mir sein. Gelegentlich erlebe ich – gerade bei Personen, die zum ersten Mal mit einer VA zusammenarbeiten – das Gegenteil.

Mikromanagement kostet Zeit. Ein Beispiel aus meiner Anfangszeit als virtuelle Assistenz: Eine neue Kundschaft gibt mir das Passwort für die 2FA eines E-Mail-Kontos nicht. D. h., wenn ich ihre Aufträge erledigen möchte, muss ich immer auf die Zusendung des Codes warten. Kommt dieser, kann ich mit der Arbeit beginnen. Wird mir der Code nicht zugesendet, ist es erforderlich, den geplanten Arbeitsalltag umzustrukturieren.
So ganz vertrauen mag man der neuen Assistenz doch nicht …

Wenn es nicht so richtig läuft, habe ich scheinbar nicht die überzeugende Ansprache gefunden. Daher überlege ich, was kann ich tun, um meine Kundschaft noch besser zu unterstützen. Und so konnte ich nach wenigen Tagen | machen. zeigen. Reaktionen wahrnehmen. weiterentwickeln. | einen „Blick über den Tellerrand“ bewirken.
Denn wir lernen beide neue Dinge. So entwickelt sich jede Seite weiter. Und heute ist diese Kundschaft eine meiner Lieblingskund*innen *yeah*.

Als VA wirst du durch Mikromanagement nur daran gehindert, die Aufgaben zu erledigen. 
Sobald alles eingerichtet ist, eine angemessene Schulung durchgeführt wurde und alle losen Enden geklärt sind, ist es für die Auftraggeber*innen an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und der virtuellen Assistenz den Rest erledigen zu lassen. Die Zeit der Kund*innen ist wertvoll und sollte für strategische Aufgaben aufgewendet werden.

ein Klick und du kannst dir deinen Wunschtermin aussuchen

mangelnde Kommunikation

Du stellst einen virtuellen Assistenten ein, der dich bei deinen Aufgaben unterstützen soll. Wenn du nicht erlaubst, unabhängig zu sein, was bringt es dann, zusätzliche Hilfe zu engagieren?

Ein weiteres Beispiel aus der Praxis: Klick – bereits zum x-ten Mal drücke ich den orangefarbenen Sende-Button des E-Mail-Programms, um eine Kundschaft an die Abgabe ihrer Dokumente zu erinnern. Angeheuert wurde ich für das digitale Ablagemanagement diverse Unterlagen. Vereinbart (ja, schriftlich) war, dass alle Unterlagen in einem Ordner landen. Und ich diese dann in die passenden Ordner einsortiere. Nun, auch im dritten Monat klappt die Zusammenarbeit nicht wie gewünscht. Obwohl es sich um eine Lieblingstätigkeit von mir handelt – manche schütteln sich wahrscheinlich: 100te Dokumente öffnen, korrekt benennen, und dann korrekt ablegen. Ich lieeebe solche Arbeiten. Wenn da nicht die Zusammenarbeit, oder eben Nicht-Zusammenarbeit wäre.

Ein gemeinsames Projekt-Management ist eine essenzielle Voraussetzung dafür, dass externe Personen – wie virtuelle Assistent*innen – mit höchster Motivation und Identifikation arbeiten können und die geforderten Arbeiten nicht nur zum vereinbarten Termin „abliefern“.

Eine erfolgreiche Auslagerung von Aufgaben lebt von einer einwandfreien Kommunikation. Nur wenn alle Wünsche, Anforderungen und Besonderheiten besprochen werden, kann davon ausgegangen werden, dass letztlich alle Beteiligten zufrieden sind.

Als Projektmanagement-Tool liebe ich Notion. In diesem können Aufgaben, Projekte, Ziele und Termine festgehalten und der Fortschritt überwacht werden. So kann ich Auftraggeber*innen transparent alle relevanten Zwischenschritte mitteilen und sie auf dem Laufenden halten (mit dieser Initiative vermeide ich auch Mikromanagement).

Du benötigst Unterstützung beim Einrichten von Notion? Etwa, um deine Aufgaben effektiv zu erfassen? Damit du ein organisiertes Tool zum Identifizieren, Zuweisen, Verwalten und Überwachen von Aufgaben von Anfang an hast.

Vereinbare 🔗 dir gleich einen Termin

Jedoch ist nicht längst jede kaufende Person gewillt, ein solches Tool zu verwenden. Manche lieben Excel-Listen (die für Projektmanagement nicht so geeignet sind – IMHO). Oder jeder Teilschritt einer Aufgabe wird via E-Mail nachgefragt.

Gerade am Anfang, bis ihr ein eingespieltes Team seid, wird vermutlich ein erhöhter Abspracheaufwand zwischen euch beiden notwendig sein. Das ist völlig normal.

Tipp für dich als Auftraggeber*in: Sei nicht zu sparsam mit Hintergrundinfos zu Projekten und vermittle deiner virtuellen Assistenz ein Gefühl der Wertschätzung und des Vertrauens. Der Zugang zu relevanten Informationen für alle Beteiligten ist entscheidend für den Erfolg.

Daumen nach unten - neonblau - Hintergrund grau marmoriert

keine Wertschätzung

Respektiere als Auftraggeber*in die Arbeitsbedingungen wie Erreichbarkeit (Geschäftszeiten) deiner virtuellen Assistenz. Schließlich geht es hierbei um einen respektvollen Umgang zwischen zwei Selbstständigen. Werde also nicht sauer, wenn deine E-Mail nicht „sofort“ beantwortet wird.

Ich arbeite als selbstständige VBA für mehrere Kund*innen und kann aus diesem Grund nicht 24/7 ausschließlich einer Kundschaft und ihrem Projekt zur Verfügung stehen. Bevor es zu einem Vertragsabschluss kommt, sende ich der Auftraggeberin ein cheat sheet zu:

  • meine Erreichbarkeit,
  • Reaktionszeiten,
  • wann ich mit den zu erledigenden Arbeiten ab Auftragserteilung beginne,
  • meine Werte,
  • Details zum Briefing,
  • Kommunikationsmöglichkeiten,
  • u. v. m.

Eine neue Kundschaft hatte zu Beginn eine Arbeitsweise, die nicht zur mir passte. Sie engagierte zum ersten Mal eine VA – daher hatte sie leichte Tendenzen, mich wie eine Angestellte zu behandeln. Und zeigte wenig Respekt für meine Geschäftszeiten.

nicht auf die Ideen der VA hören (aka das habe ich immer schon so gemacht)

Du arbeitest als virtuelle*r Assistent*in bereits seit einigen Monaten für die Kundschaft. Und weißt wahrscheinlich auch ziemlich viel über das Innenleben des Unternehmens. Erkennst Schwachstellen in Prozessen und Abläufen? Aber auf deine großartigen Ideen hört keine*r?

Dies ist ein großer Fehler, wenn Auftraggeber*innen das Wissen der VA nicht nutzen. Tipp für AG: Nimm den Rat deiner Assistenz an und sei so offen wie möglich für Ideen und Feedback. Denn: die VA ist Partnerin für dich und nicht unterstellte Assistentin.

Profitiere als Unternehmer*in von der unterschiedlichen Perspektive der virtuellen Assistenz und daraus resultierender Ideen.

FREEBIE

Frage für dich als VA: Wie unterstützt du neue Kundschaften beim Festlegen der Rahmenbedingungen eurer Zusammenarbeit?

Frage für dich als auftraggebende Person: Hast du bereits einen Onboarding-Prozess für deine virtuellen Assistent*innen?

Freebie: In der gratis Checkliste (pdf zum Download) findest du knapp 20 Aufgaben aus dem Bereich Blog-Management, die eine erfahrene VA übernehmen kann. Anhand der drei Spalten findest du heraus, welche Aufgaben du abgeben kannst/solltest und welche vielleicht eher nicht. Und als virtuelle*r Assistent*in bekommst du Inspiration, welche Leistungen du übernehmen kannst.

Wenn dir die Übersicht der Tätigkeiten gefallen hat, trage dich gerne in meinen Newsletter ein.

Dort erwarten dich:

  • Inspirationen und Impulse,
  • Einblicke in Dinge, die ich in meinem Business mache,
  • Hinweise, wenn ein neuer Blogpost online ist – als Abonnent*in bekommst du zusätzlich hilfreiches Material (etwa ein Cheat Sheet oder eine Anleitung),
  • Updates zu meinem Angebot (Werbung für meine eigenen Produkte),
  • gelegentlich auch Empfehlungen von Unternehmer*innen, die ich gut finde (Content, den ich selbst konsumiere),
  • Blick hinter die Kulissen,
  • u. v. m.

Bleiben wir in Kontakt:

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Gibt es etwas, wobei ich dich in deinem Businessalltag unterstützen kann?

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aus der Vogelperspektive: weißer Untergrund – darauf drei unterschiedlich große Notizbücher in Brauntönen, auf dem Einband des obersten Buches ist eine fünfstufige Feedback-Skala / Text im unteren Bereich: Vermeide diese 7 fatalen Fehler bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz
5 Top-Tools für die Arbeit als virtuelle Assistenz: Projektmanagement/Aufgabenverwaltung ✧ Grafik/Flyer/Marketingbilder designen ✧ Zeit erfassen ✧ Team-Kommunikation ✧ Kontakt-/Leadmanagement ✧ Terminplanung

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