Digitale Ablage von Dokumenten mit einer minimalistischen Ordnerstruktur meistern – get organized day

Eine Kundinnenanfrage zur Ausarbeitung und Unterstützung für die Schaffung einer digitalen Ordnungsstruktur inspirierte mich zu diesem Beitrag.
Denn ich stellte fest, es gibt viele Menschen, die große Probleme mit der Ordnung und Struktur ihrer digitalen Ablage haben.
Und einfach kein System finden, dass sich als praktisch erweist.

Meine Tipps für die digitale Ablage kommen am Tag der Organisation (get organized day) goldrichtig, oder?

digitale Ablage mit einer minimalistischen Ordnerstruktur - Ratschläge am get organized day von Marias Office-Management, deiner Business Assistenz

hier gehts um …

Ziele

Die Informationsflut steigt von Tag zu Tag. Wir alle ertrinken wahrscheinlich in .docx, PDFs, .jpegs und anderen Dateitypen.

Eine gut organisierte digitale Ablage erfordert zu Beginn bzw. bei der Umstellung etwas Zeit und Arbeit.

Doch stelle dir vor:

  • Dokumente werden nach einer eindeutigen Struktur abgelegt
  • du weißt immer, wo du was ablegen sollst und (wichtiger)
  • wo du welches Dokument wiederfindest
  • die Arbeit geht schneller von der Hand, weil du nicht suchen musst
  • du erstickst nicht im Informationsmüll
  • dein PC (der digitale Arbeitsplatz) ist strukturiert
  • deine Arbeitsabläufe verbessert, also bestimmte Prozesse optimiert und
  • dadurch hast du mehr Zeit für Familie, Freund‧innen, Hobbys oder spannende neue Projekte.

Listen, Listen …

Zuallererst listest du alle Unterlagen/Dokumente auf, die bei dir anfallen:

  • Angebote
  • Aufgabenblätter
  • Bedienungsanleitungen
  • Bewerbungsschreiben
  • Bewertungsleitfäden
  • Dienstpläne von alten Arbeitsstellen
  • Entwürfe
  • Fotos
  • Geschäftsbriefe
  • Kontoauszüge
  • Memos
  • Projektberichte
  • Rechnungen
  • Rezepte
  • Steuerbescheide
  • Verträge
  • Vorlesungsunterlagen
  • Website-Links
  • usw.

Anschließend schreibst du die nächste Liste – wo bzw. auf welchen Geräten liegen überall Dateien rum, die dringend sortiert werden sollten?

auf

  • alten technischen Geräten in irgendeiner Schublade
  • dem privaten Desktop
  • dem Handy
  • Speicherkarten
  • dem Tablet
  • USB-Sticks

in

  • Chats wie Slack, Facebook Messenger
  • der Cloud (iCloud Drive, Google Drive …)
  • deiner Dropbox
  • Download Ordnern
  • Fotobearbeitungsprogrammen

Dann legst du deine 7 Hauptordner fest.

Die 7 als Glückszahl?

D. b. unter „Dokumente“ (Windows) gibt es maximal sieben Ordner für die Dateien.
Dann hat jeder Hauptordner (also die Ebene 1) maximal sieben Unterverzeichnisse (die Ebene 2). Jedes dieser Unterverzeichnisse hat erneut maximal sieben Unterordner (Ebene 3).

Es sind immer sieben Ordner, da diese Anzahl von Ordnern noch gut auf einen Blick zu erfassen ist.

Lege gut strukturierte Ordner an. Und bringe sie in die Reihenfolge, in der du sie verwendest.
Also 1_xx ist der am meisten genutzte Ordner. Generell sollte die Ordnerstruktur einfach und übersichtlich sein. Lege diese Grundstruktur in Ruhe an.

Vermeide es Ordner mit allgemeinen, nichtssagenden Bezeichnungen anzulegen – wie Sonstiges, Allgemeines, Diverses

Als selbstständige Einzelunternehmerin verwende ich meinen Computer sowohl geschäftlich als auch privat. Daher gibt es auch drei Ordner für die persönlichen Belange. Sowie einen Ordner für meinen Reise-Blog.

Farbige Markierungen, Skizzen, Bilder und optische Hilfsmittel jeder Art sind hilfreich – für eine visuelle Wahrnehmungsperson wie mich.
Ich arbeite mit Windows: Und so änderte ich mithilfe des Programms Folder Color Picker die Farbe etlicher Ordner. Mit einem Blick erkenne ich jetzt, welcher Ordner das ist.

Screenshot Ordnerstruktur_digitale Ablage mit einer minimalistischen Ordnerstruktur - Ratschläge am get organized day von Marias Office-Management, deiner Business Assistenz

Wenn du nur mit Google Drive arbeitest, kannst du die Ordner ohne jegliches Hilfsprogramm einfärben.
So sind die Ordner noch übersichtlicher strukturiert.

Doppelablage

Für mein Organisationssystem (papierreduziertes Büro) benötige ich einen Scanner für die postalisch eingelangte Post (wird immer weniger). Und auch einen Aktenvernichter, um eingescannte Dokumente zu Mini-Papierschnipsel verarbeiten zu können.

Immer öfter ist es notwendig, in einer ärztlichen Ordination oder im Restaurant Informationsblätter auszufüllen.
Diese fotografiere ich ab und wandle das Bild anschließend mit der App Accumulator PDF Creator in ein PDF. Anschließend verschiebe ich das Dokument in den entsprechenden Ordner. So vermeide ich, dass an unterschiedlichen Orten verschiedene Versionen liegen.

Deine Ordnerstruktur wird sich wahrscheinlich immer wieder ändern. Lege daher – bei Bedarf – einen Ordner „Archiv“ an und verschiebe alle alten Dateien in diesen Ordner.
So hast du noch die älteren Versionen abgespeichert (bspw. bei Verträgen notwendig), arbeitest aber stets mit der aktuellen Version.

Und wenn dein Dokument nicht in die feste Ordnerstruktur passt, weil bspw. die Haftpflichtversicherung des Autos in den Ordner Versicherungen und auch in den Ordner Auto gehört, dann vergib unter „Eigenschaften“ – „Details“ – „Markierungen“ Stichwörter. Oder erstelle eine Verknüpfung. Keine Kopie, denn das wäre doppelt gemoppelt und macht deinen Computer nur unübersichtlich und schneller voll.

Damit du (Extra-)Zeit für deine Kund‧innen hast - Marias Office-Management - deine Virtuelle Business Assistenz

Sortierkriterien

Eine effektive Ordnerstruktur sollte drei wesentliche Kriterien erfüllen

  1. Übersichtlichkeit
  2. Nachvollziehbarkeit
  3. Schnelligkeit.

Zu­al­ler­erst steht die Frage: Nach welchen Kriterien soll sortiert werden? Nach

  • Projekten
  • Kund‧innen
  • Dokumentenart (Fotos, Filme, Newsletter)
  • Kategorien (Wohnen, Finanzen, Versicherung)
  • usw.

Dokumente

Also alphabetische oder numerische Ablage.
Die numerische Ablage, also die nach Nummern, eignet sich immer dann, wenn du es mit einer großen Zahl an Kund‧innen zu tun hast. Aber: Du brauchst eine Referenz, damit du weißt Kundin A ist 3456.

Bei der alphabetischen Ablage richtet sich der Ablageort eines Dokuments nach einem Namen, z. B. nach dem des Projektes.

Essenziell: Es gibt kein richtig oder falsch.

Wichtig ist, dass du dich für eine Variante entscheidest und mit dieser dann konsequent arbeitest. Frage dich: Wo suche ich als Erstes, wenn ich ein bestimmtes Dokument suche?
Dies ist dein System. Das Gehirn eines jeden Menschen organisiert Informationen auf seine eigene Art und Weise, und jedes Unternehmen sieht ein wenig anders aus. Entscheidend ist, dass du eine Struktur schaffst und sie dann benutzt.

Für mein EPU ist die Ordnung nach Themen am sinnvollsten (siehe Screenshot etwas weiter oben).

Fotos

Deine Fotos kannst du

  • chronologisch sortieren – da wir mit Fotos eine Geschichte erzählen.
    • Jahr oder Jahrzehnt
    • von grob zu fein sortieren.

Denkst du eher in Ereignissen?
Dann sortiere deine Fotos nach Ereignissen.

  • Weihnachten
  • Ostern
  • Geburtstag

Und dann chronologisch.

Oder du sortierst nach Reisen \_◉‿◉_/.
Die Bilder und Videos für meinen Reiseblog sortiere ich nach Land, Jahr, Ort.

Wenn du bereits im Ordnungsmodus bist: Sortiere alle unscharfen, dunklen und wie auch immer nicht gelungenen Bilder aus. Und frage dich (à la Marie Kondo): Sind mir die Fotos überhaupt so wichtig, dass ich sie speichern muss? 

Beispiele für eine Ordnerstruktur

Admin

  • Organisation
  • Versicherung
  • Recht
  • Mitgliedschaften
  • Archiv

Finanzen

  • Banken
  • Finanzamt
  • Steuerberatung
  • Buchungsbelege
  • Budget
  • Inventur

Marketing

  • Website
  • Social Media
  • E-Mail-Marketing
  • Corporate Identity

Personal (wenn du Beschäftigte hast)

  • Arbeitsrecht
  • Mitarbeiter‧innen
  • Gehälter


Dateien umbenennen

Für eine Kundin gleiche ich Bank- und Kreditkartenabrechnungen ab. Da finde ich im Dropbox-Ordner Dokumente mit dem Namen RE2021335678_3456789. Mit diesen Bezeichnungen versenden Firmen ihre Rechnungen.

Weißt du, welches Dokument sich hinter dieser Angabe verbirgt?
Wahrscheinlich nicht. Daher: benenne deine Dateien mit aussagekräftigen Namen. Somit findest du Dokumente schneller, denn im Idealfall erkennst du am Dateinamen, was sich im Dokument befindet, ohne es öffnen zu müssen.

Für mich haben sich u.a. bewährt:

bei Korrespondenz mit Kund‧innen
Dokumentenart_Nummer_Datum
Angebot_MS-2021-0001_20210127

bei sonstigen Dokumenten
Datum_Organisation_Stichworte (also Inhalt/Art des Dokuments)
20210211_Adobe_Lightroom 2105 bis 2205

Ausmisten

Bereits in meiner Story zum Räume-deinen-Computer-auf-Tag (was, du folgst mir noch nicht auf LinkedIn?) gab ich den Tipp, den Download-Ordner zu leeren. Denn der Download-Ordner ist ein Durchgangs-Ordner und kein Archiv für die lustigen Tierbilder oder die Update-Installations-EXEs von Programmen, die du überhaupt nicht benutzt.

Ein Dokument ist schnell heruntergeladen und schlummert dann im Download-Ordner. Daher schaue diesen in regelmäßigen Abständen durch und verschiebe die relevanten Dokumente daraus in die richtigen Ordner.

Entferne gleichzeitig die nicht verwendeten Desktop-Verknüpfungen: dadurch werden die Programme nicht deinstalliert.

Backup

Noch ein Extratipp zum Schluss: Vergiss nicht auf das Backup.
Ich habe noch kein zentrales Backupsystem für meine Dateien. Und sichere daher Dateien auf einer externen Festplatte, die mit Passwort verschlüsselt ist.

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