Virtuelle Assistenz: Fragen und Antworten (FAQ)

Auch mit der Maske erkenne ich das verständnislose Gesicht meines Gegenübers, wenn ich von meiner Tätigkeit als VA schwärme. Und da kommt sie schon, die beliebte Frage „faʊ a, was ist das denn?“.

Der internationale Stell-eine-Frage-Tag ist ideal, um die Fragen zu beantworten, die mir als Virtuelle Business Assistentin immer wieder gestellt werden.
Dieser Leitfaden mit Antworten zum Thema Virtuelle Assistenz wird nach und nach erweitert.
Ich starte mit jenen Fragen, die fast immer vor Beauftragung gestellt werden.

drei Bilder: aufgeschlagenes Buch, aus dem Buchstaben schweben; Fragezeichen auf dunklem Hintergrund; weibliche Hand, die auf einem Laptop tippt / Text: "FAQ: Virtuelle Assistenz - internationaler Stell-eine-Frage-Tag"

hier gehts um …

Was ist eigentlich eine Virtuelle Assistenz?

Kurz und Knackig: VA sind Inhaber‧innen von Kleinstunternehmen, die administrative, betriebliche, technische und persönliche Unterstützung anbieten.

Mithilfe von digitalen Technologien unterstützen die Virtuellen Assistent‧innen ihre Kund‧innen, ohne die Büros der Kund‧innen betreten zu müssen.

Wo befindest du dich?

Derzeit (März 2021) befinde ich mich in meiner Homebase in Wien.

Mittelfrist ist geplant, auf Reisen zu arbeiten.

Um jedoch ein standortunabhängiges Unternehmen zu führen, ist es meiner Meinung nach notwendig, einige Stammkund‧innen zu haben.

Wie sind deine Bürozeiten?

Ich persönlich habe per se keine festgelegten Arbeitszeiten. Sondern liebe es extrem flexibel zu sein.

Einen typischen meiner VA-Tage schildere ich in meinem Beitrag „Tag der Unternehmerin„.

Ist die Einstellung von Mitarbeiterinnen nicht günstiger?

Wenn du Mitarbeiter‧innen einstellst, musst du neben einem Gehalt eine Menge Dinge verwalten. Mit mir als VA, musst du dir keine Sorgen machen, mir einen Schreibtisch oder einen Computer zu besorgen, oder Schreibwaren … Ich habe meine eigenen Utensilien. Wenn deine Mitarbeitenden von zu Hause aus arbeiten, musst du sicherstellen, dass ihre Arbeitsumgebung zumindest ergonomisch sicher ist.

Ich bin auch selbstständig und als unabhängige Unternehmerin weiß ich, worum es beim Unternehmertum geht. Und habe somit ein begründetes Interesse am Erfolg deines Unternehmens: Wenn du erfolgreich bist, ist dies auch deine VBA.

Virtuelle Assistent‧innen sind keine Vollzeitmitarbeiter‧innen, sondern werden für bestimmte Aufgaben nach Stunde/n; Tag/en; Woche/n oder Monat/en angeheuert. Die Arbeit mit einer virtuellen Assistenz bietet dir Flexibilität, da du die Anzahl der Stunden, die ich für dich arbeiten soll, erhöhen und verringern kannst. So kannst du dich in ruhigeren Zeiten zurückziehen und erhältst mehr Unterstützung bei größeren Projekten oder in geschäftigen Zeiten.

Ich habe bspw. einen fixen Kunden zur Weihnachtszeit für die Erledigung der Weihnachtspost für seine Kund‧innen.

Wie erreiche ich dich?

Die Kommunikation mit mir als virtuelle Assistentin ist flexibel und einfach. Mittels diverser Onlinetools bin ich fast jederzeit für dich erreichbar. Entweder bin ich via Slack oder Trello mit den Kund‧innen in Verbindung. Oder auch via E-Mail, Telegram und Threema. Manche schreiben mir ebenso auf LinkedIn oder Facebook.

Was sind deine Fähigkeiten?

Ich habe eine Vielzahl von Fähigkeiten – mit dem Fokus auf

Marias Office-Management kann fast alles erledigen, was über das Internet und das Telefon erledigt werden kann.

Einige der häufigsten Aufgaben, die ich regelmäßig erledige, sind

  • Korrektorat
  • Dateneingabe
  • Vorarbeiten für die Buchhaltung
  • E-Mail-Verwaltung
  • Kund‧innenservice
  • Gestaltung von Flyern und Präsentationen
  • Transkription.
Damit du (Extra-)Zeit für deine Kund‧innen hast - Marias Office-Management - deine Virtuelle Business Assistenz

Solange du Schulungen anbietest, kann ich dir bei so ziemlich allem helfen, was aus der Ferne möglich ist. Bei Bedarf gewährst du mir einen Zugriff auf spezielle technische Tools, die für deinen Betrieb spezifisch sind.

Wie sehe ich, wie viele offene Stunden ich noch habe?

Diese Frage stellen mir potenzielle Kund‧innen, die überlegen ein Stundenpaket zu buchen.

Ich verwende eine computergestützte Zeiterfassungssoftware, sodass jede Aufgabe auf die Minute genau verfolgt wird.

Du erhältst auf Anfrage jederzeit eine detaillierte Liste, wie viel Zeit jede Aufgabe / jedes Projekt gedauert hat.

Was kannst du für mich tun?

Wahrscheinlich mehr als du denkst (-‿◦).

Schreib doch mal auf:

  • Aufgaben, die du hasst zu tun.
  • Aufgaben, die du nicht selbst machen kannst.
  • Aufgaben, die extrem zeitaufwendig sind.
  • Aufgaben, für die du keine Geduld hast.
  • Aufgaben, die …

Damit du mehr (Extra)Zeit …
… für deine Kund‧innen hast …
… erledige ich die Aufgaben im Hintergrund.


  • Du möchtest mit einer Virtuellen Assistenz zusammenarbeiten und den virtuellen Sprung wagen? Aber wo beginnen? 
  • Du hast Bedenken, wie eine virtuelle Geschäftsbeziehung funktioniert?
  • Überlegst hin und her, ob so eine Zusammenarbeit überhaupt was für dich ist?
  • Weißt nicht, welche Aufgabe/n du abgeben kannst?
  • Denkst, es ist zu viel Aufwand?

Stellst dir weitere Fragen, wie …

  • Woher weiß ich, ob ich die richtige Person finde?
  • Was ist, wenn der‧die virtuelle Assistent‧in verschwindet?

Bist der Meinung …

  • Ich habe noch nicht das Budget, um eine‧n VA einzustellen.
  • Niemand kann die Aufgabe so gut erledigen wie ich.
  • Ich weiß nicht, wofür ich zuerst einstellen soll.

Hab keine Angst: Um dir diese Unsicherheiten zu nehmen, schreibe ich gerade an einem ausführlichen Leitfaden.
U. a. wird die Frage „Was kannst du für mich tun“ seitenlang beantwortet – bis jetzt sammelte ich bereits über 200 Tätigkeiten, die Virtuelle Assistent‧innen übernehmen können.

In dem Workbook nehme ich dich (virtuell) an die Hand … und zeige dir die ersten Schritte vor und während einer Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz.

Bleib dran.


Sind meine Daten bei dir sicher?

Verschwiegenheit ist nicht nur ein Keyword für mich. Ich weiß aufgrund meiner Tätigkeiten in diversen Gesundheitseinrichtungen, wie wichtig Vertraulichkeit für Kund‧innen ist.

Ich setze mich nachdrücklich für den Schutz deiner Privatsphäre ein und bemühe mich, eine sichere und vertrauliche Umgebung für alle von dir bereitgestellten Informationen zu gewährleisten.

Wenn du eine von mir unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarung benötigst, gerne. Ich gebe keine Informationen an Dritte weiter, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder mit deiner Zustimmung.

Muss ich einen Vertrag unterschreiben?

Jein. Annahme des Angebots iVm mit meinen AGB idgF.

Schützt dich und schützt mich. Und es vermeidet später unangenehme Gespräche und sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit.

Rund 27 weitere Fragen, die mir als Virtuelle Business Assistentin öfters gestellt werden, warten auf den nächsten FAQ-Tag. Somit: Stay tuned (◑‿◐).

Damit du (Extra-)Zeit für deine Kund‧innen hast - Marias Office-Management - deine Virtuelle Business Assistenz

Bleiben wir in Kontakt:

Schreib mir …
… haben dir die Antworten geholfen?
Oder …
… fehlt deine Frage?
Gerne auch über LinkedIn 🔗 bzw. über Facebook 🔗.
weibliche Hand, die mit einem Bleistift in ein Notizbuch schreibt / Text "Stell-eine-Frage-Tag - Fragen, die mir als Virtuelle Business Assistenz häufig gestellt werden"
Fragen und Antworten zum Thema „Virtuelle Assistenz“ – am internationalen Stell-eine-Frage-Tag

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