Virtuelle Assistentin: Ein Blick hinter die Kulissen – am Tag der Unternehmerin

Der Aktionstag „Tag der Unternehmerin“ wurde von Wendy Diamond u. a. initiiert, um Gründerinnen zu unterstützen.

Und so gibt es heute ehrliche Einblicke in meinen Arbeitsalltag als selbstständige Virtuelle Business Assistentin.
Ich habe diesen Artikel übrigens bewusst persönlich gehalten, denn ich stelle dir hier meinen Arbeitsalltag vor – mit persönlichen Tipps.

Dabei werden einige Herausforderungen beleuchtet. Damit du siehst, im Online-Bereich passiert nicht alles über Nacht – auch wenn dies suggeriert wird. Ist dir aufgefallen, dass es schwer ist, in Sozialen Medien zu sein, ohne dass einige deiner „Freund:innen“ versuchen, dir das neueste Produkt zu verkaufen?

hier gehts um …

  1. Business aufbauen
  2. Tick, Tack – ein Tag als VA
    1. auf gehts in den Tag
    2. Vormittags
    3. Mittagszeit
    4. neugierig sein
    5. entspannt in das Tagesende
  3. selbstständig arbeiten
Blick hinter die Kulissen einer Virtuellen Assistentin – am Tag der Unternehmerin (19. November)

Business aufbauen

Du benötigst Leidenschaft für das, was du tust.
Dies war einer der Gründe, warum ich mich als VBA selbstständig machte. Ich lieeebe (ღ˘⌣˘ღ)

  • professionelles Planen
  • Organisieren und Strukturieren
  • Gestalten
  • Überblick behalten.
  • Und: Dass ich alle meine Fähigkeiten in dieser Arbeit einsetzen kann. Von meiner formalen Ausbildung in der Europäischen Wirtschaftsschule; im Digital Marketing bis hin zum informellen Studium mit Webinaren und meiner langjährigen Berufserfahrung – alles hat mir geholfen.

Selbstständigkeit bedeutet für mich Freiheit: Meine Lebenszeit mit dem zu füllen, für das ich brenne. Und ein selbstbestimmtes Leben zu führen.

Als Unternehmer:in sind wir es gewohnt, Risiken einzugehen.

Dazu gehört am Anfang der Mut, den Schritt in die Ungewissheit zu wagen.
Ich empfehle dir, auf den Weg in die Selbstständigkeit zuerst mal klein zu beginnen: Ich konkretisiere neben einer unselbstständigen Anstellung meine Idee sowie meine Wunschkund:innen.
So kann ich neben einem regelmäßigen Einkommen ein neues Business aufbauen und mich meinen Träumen und Zielen widmen.

Tick, Tack – ein Tag als VA

Als Virtuelle Assistentin habe ich keinen „typischen Alltag“. Durch diesen Job habe ich die wunderbare Möglichkeit, während der Woche am Nachmittag eine Freundin zu treffen (vor Corona ⌣́_⌣̀) oder Mittags an die frische Luft zu gehen.

Als Selbstständige:r hast du die Möglichkeit von überall aus zu arbeiten. Du kannst dir einen Büroplatz in einem Co-Working-Space mieten. Oder von zu Hause aus arbeiten – like me (>‿♥).

auf gehts in den Tag

Ich genieße den flexiblen Zeitplan – aufzustehen, wann ich wach werde. Ohne Wecker, der um eine bestimmte Uhrzeit einen penetranten Ton von sich gibt.

Morgens findest du mich auf meiner Yogamatte. Wo ich keine körperlichen Kunststücke vollbringe, sondern Stärke und Energie aufbaue. Sowie nebenbei meine Flexibilität, Beweglichkeit, Balance und Kraft verbessere.

Anschließend gibt es nach einer Stippvisite im Badezimmer den ersten Kaffee des Tages (mit geschäumter Erbsenmilch) und ein Frühstück.

Vormittags

Und dann geht es schon vor den PC.

Meine Kund:innen sind keine großen Konzerne, sondern selbst Einpersonenunternehmer:innen. Oder Inhaber:innen von Kleinstbetriebe, wie Tischler- oder Schusterbetrieb. Auch einige Privatpersonen unterstütze ich. Ebenso zählen Sozialberater:innen zu meinen Auftraggeber:innen.
Denn auch Kleinbetriebe, Solopreneure und mittelständische Onlineunternehmer:innen sind auf externe Hilfe angewiesen.

Was ich jeden Morgen mache:

  • E-Mails und die News des Tages prüfen
  • Aufgabenliste durchgehen und aktualisieren
  • Zeitpläne checken
  • Anfragen/Kommentare beantworten – Anfragen, wie die Zusammenarbeit mit einer VA abläuft, bekomme ich häufig. Deshalb habe ich mir recht schnell eine Vorlage für die entsprechende Antwort-E-Mail erstellt.
  • Mails schreiben

Sobald ich die E-Mails und Aufgaben durchgesehen habe, kümmere ich mich um die Arbeit für meine Kund:innen für den Tag. Die Aufgaben sind sehr verschieden und bei mir gleicht wirklich kein Tag dem anderen. So wird es nie langweilig!
Hier sind einige der Aufgaben, die ich derzeit für meine Kund:innen erledige:

  • Korrektorat – Texte auf mehreren Websites überprüfen
  • Pins für Pinterest erstellen – das Posten übernimmt die Kundin selbstständig
  • Transkription von Gutachten
  • Zahlungen überwachen – inkl. Mahnwesen
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Was noch zur Tätigkeit einer selbstständigen Online Business Managerin gehört:

  • Akquise – Dies ist ab und an frustrierend. Entweder werden Vorstellungsschreiben nie beantwortet oder die anfragende Person ist der Meinung, ein Stundensatz von EUR 15,00 sei mehr als ausreichend.
    Dieser Punkt wird von vielen runtergeredet, denn es kann sehr lange dauern, bis du von regelmäßigen Aufträgen leben kannst.
    Ich arbeite nur mit Kund:innen, bei denen ich das Gefühl habe, dass es passt. Wenn jemand nicht bereit ist, meine Leistungen zu honorieren, ist es einfach nicht die richtige Person.
  • Buchhaltung
  • Kommunikation mit den Kund:innen – Angefangen von Telefon, und E-Mail über Facebook Messenger, Slack oder als virtuelles Gespräch über Zoom.
  • Zeiterfassungs-App überprüfen und auflisten, wie viel Zeit für jede:n Auftraggeber:in noch übrig ist.

Was du als Selbstständige:r noch benötigst, ist … Durchhaltevermögen.
Wichtig ist, die Arbeit während der Woche gleichmäßig zu verteilen, um wichtige Fristen einzuhalten und gleichzeitig eine erreichbare tägliche Arbeitsbelastung aufrechtzuerhalten.

Und, mehrere Aufträge verschiedener Kund:innen für die nächste Zeit einzuplanen. Wenn dann mal eine Absage kommt oder ein Projekt verschoben wird, kann ich an einem anderen weiterarbeiten.

Mittagszeit

Ich bin nicht die begabteste Köchin *hüstel*, aber ich koche zumindest jeden zweiten Tag frisch.

Nach dem Essen gehts raus in die Natur. In Wien wohne ich am äußersten Stadtrand – zwei Schritte und ich bin im nächsten Bundesland 。◕‿‿◕。.
Beim entspannten Spaziergang zwischen Feldern, höre ich meistens Podcasts. Diese digitalen Begleiter für unterwegs sind informativ und bieten jede Menge Unterhaltung.
Wenn du meine Lieblings-Podcasts wissen willst, schreib mir.

neugierig sein

Wir leben in einer schnelllebigen Zeit, in der das gestern erworbene Wissen heute schon veraltet ist.
Die Tätigkeit einer VBA bietet die Chance, sehr viel Neues zu lernen. Bspw. gibt es 100-te Newsletter-Tools. Und jede:r Auftraggeber:in arbeitet mit einem anderen.
Gemeinsam mit einer Kundin arbeitete ich mich in CleverReach ein.

Nachmittags bilde ich mich weiter, um neue Fähigkeiten zu erlernen. Und mein Portfolio als Virtuelle Assistenz zu erweitern.
Zu Beginn des zweiten Lockdowns in Österreich meldete ich mich für einen Advanced-Kurs zum Thema „E-Commerce“ an. Nach dem Motto <Es gibt immer eine Möglichkeit etwas Sinnvolles zu tun>.

Vor den diversen Einschränkungen war ich in etlichen Gruppen und Netzwerken aktiv. Mir fehlen diese Offline-Events (´;︵;`) – nicht nur das Teilen von Wissen, sondern auch das Beisammensein und der Austausch.

entspannt in das Tagesende

Abends nehme ich mir Zeit fürs Journaling. Mit wenigen Worten schreibe ich meine

  • Gedanken
  • Gefühle und
  • Erlebnisse

des Tages nieder. Das erzählte ich bereits am Tag des Tagebuchs.

selbstständig arbeiten

Bei meiner Arbeit als Virtuelle Assistenz habe ich Unterstützung ≧◔◡◔≦. Meine Lieblingstools liste ich in diesem Artikel auf.

Nicht immer sieht mein Tagesablauf so aus. Aber ich gebe den Tagen eine feste Struktur mit festen Zeiten.

Manchmal nehme ich mir den Vormittag frei. Oder es gibt Aufgaben, die auf einen Schlag total dringend und schnellstmöglich erledigt werden müssen. Dann fällt mein Spaziergang schon mal aus.

Oder ich

  • schreibe an einem neuen Beitrag für dich
  • bin in diversen Social-Media-Gruppen aktiv
  • vertiefe mich in interessante Artikel, die in meinem Feedreader angezeigt werden
  • entwickle neue Vorlagen
  • beschäftige mich mit meinen Hobbys – habe Punch Needle für mich entdeckt

Interesse an einer Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin?

Du wünschst dir Ordnung bei der Büroarbeit oder bei deinen Social-Media-Tätigkeiten, hast aber keine Lust, Stunden mit dem ganzen (Papier)-Kram und diversen Programmen zu verbringen? Das kann ich verstehen.

Ich erledige deine Büroarbeit und stehe dir als Assistentin zur Seite.
Stundenweise, projektbezogen oder regelmäßig, digital und/oder (im Raum Wien) analog.

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Wie hat dir der ungefilterte VA-Tag mit Höhen und Tiefen gefallen? Konnte ich ein paar deiner Fragen beantworten?

Schreib mir gerne einen Kommentar, oder über LinkedIn 🔗 bzw. über Facebook 🔗 . 


ergänzende Informationen zum Welttag der Unternehmerinnen: https://www.womenseday.org/ 🔗 (englisch)

Blick hinter die Kulissen einer Virtuellen Assistentin – am Tag der Unternehmerin (19. November)
Blick hinter die Kulissen einer Virtuellen Assistentin

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