Die kleinen Geheimnisse für deine Gesundheit am Arbeitsplatz – als Virtuelle Assistenz

Als Virtuelle:r Business Assistent:in zu arbeiten, hat riesige Vorteile
Etwa: Du kannst frei entscheiden, wann, wo und wie du arbeitest (natürlich sind Abgabetermine einzuhalten). Kein:e Vorgesetzte:r schaut dir über die Schulter. Du wirst nicht alle 10 Minuten für Tratsch und Klatsch (der dich gar nicht interessiert) unterbrochen.
Du musst dich auch nicht mit langen Arbeitswegen herumplagen.

Das digitale Leben kann jedoch auch Nachteile haben. Wenn du Tag für Tag alleine zu Hause sitzt, kann es leicht sein, dass du nicht mehr auf deine Gesundheit und dein Wohlbefinden achtest. In dieser Situation können sich ungesunde Gewohnheiten leicht einschleichen.

Nachfolgend einige Anregungen aus den unterschiedlichsten Kategorien für dich, die sowohl die geistige als auch die körperliche Gesundheit abdecken. 

hier gehts um …

  1. persönlicher Arbeitsplatz
    1. ergonomische Büromöbel
    2. Arbeitsumgebung
    3. Ernährung
    4. Pausen
  2. Wirkung von Arbeit
  3. die wichtigsten Prinzipien des Zeit-Management für Online Business Manager:innen
    1. schriftlich planen
    2. entscheide über Prioritäten (mit Freebie)
    3. Tagesplanung am Vorabend
    4. schriftliche Vorbereitung von Besprechungen
    5. Arbeitstechnik: Bearbeitung von E-Mails
  4. ergänzende Vorschläge für eine erfolgreiche Zeitplanung
  5. Pareto-Prinzip
  6. Zeit verwalten: mögliche Zeitfallen bzw. Zeitfresser
    1. Aufschieberitis
    2. Unterbrechungen (telefonisch/persönlich) 
    3. nicht delegieren/nein sagen zu können
    4. zu viel Arbeit / zu viel auf einmal erledigen zu wollen
    5. es gibt noch viel mehr Zeitfresser (´;︵;`)
    6. Mit einem Projektmanagement-Tool vermeidest du etliche Zeitfallen.
  7. Fragen
Denkimpulse von Marias Office-Management zu "die kleinen Geheimnisse für die Gesundheit am Arbeitsplatz - als Virtuelle Assistenz"

persönlicher Arbeitsplatz

Sicher weißt du, dass ein Arbeitsplatz am Strand suboptimal ist ➼ Stichwort Sand in der Lüftung des Laptops; Sonne, die dich blendet; u.s.w.

Als VA ist es besonders wichtig, deinen Arbeitsplatz nach individuellen Erfordernissen einzurichten und vor allem Atmosphäre zu schaffen.

ergonomische Büromöbel

Nichts Neues wird für dich sein, dass das Nichtbeachten von ergonomischen Richtlinien, Fehlhaltungen und Wirbelsäulenstörungen hervorrufen.

  • Bürosessel: achte auf die Verstellbarkeit von Höhe (Bonus: und Neigung) der Sitzfläche, das Stützen deiner Wirbelsäule und die für dich richtige Rücken- und Armlehne.
  • Schreibtisch: Ist der Schreibtisch für deine Arbeit groß genug? Und kann an deine Körpergröße angepasst werden? Denke auch an die Beinfreiheit unter dem Schreibtisch. 

Zwei Bildschirme: So hast du einfach mehr Platz für Inhalte. Und es lassen sich mehrere Programmfenster oder Webseiten in akzeptabler Größe gleichzeitig anzeigen.
Externe Tastatur und Maus gegen einen verkrampften Nacken.

Arbeitsumgebung

  • Lichtverhältnisse: sorge für so viel Tageslicht wie möglich. Richte die Beleuchtung so ein, dass keine Schatten beim Schreiben auf deine Tastatur oder deinen Notizblock fallen.
  • Raumtemperatur: Was eine angenehme Temperatur zum Arbeiten ist, unterscheidet sich von Person zu Person. Ich fühle mich bei wärmeren Temperaturen wohler; kühle Räume sind für mich arbeitshemmend. 
  • Lärm: Schon durch geringen Lärm wird die Produktivität und die Leistungskraft beeinträchtigt.
    Hintergrundgeräusche: ich arbeite vorzugsweise mit sehr leiser Instrumentalmusik im Hintergrund.
  • Luftfeuchtigkeit
  • räumliche Enge
  • Luftbewegung: vermeide in Zugluft zu sitzen.
  • Pflanzen: diese filtern Giftstoffe.
  • Gerüche: können ebenso eine Belastung in der Arbeitsumgebung sein.

Ernährung

Flüssigkeit: Stelle dein Getränk am Arbeitsplatz gut sichtbar an einer zentralen Stelle ab. So wirst du immer wieder ans Trinken erinnert. Bei mir steht auf der rechten Seite meines Schreibtisches immer eine 1-Liter-Glasflasche. Ich trinke fast nur Leitungswasser oder verdünnte Fruchtsäfte. Ab und an auch „Infused Water“ – Wasser gepimpt mit Gurkenscheiben oder Minze. 

Und maximal dreimal am Tag einen Kaffee mit geschäumter Hafermilch *lecker*.

Pausen

  • Minipausen: alle 25 bis 30 Minuten etwa 5 Minuten Pause.
  • Erholungspausen: sind individuell, etwa nach drei Stunden.

Gehe zu Mittag raus an die frische Luft und nimm dabei bewusst die Blätter und Blumen; Sonne, Wind oder Wolkenformationen wahr.

Um produktiv arbeiten zu können, benötige ich einen geräumigen, übersichtlichen und aufgeräumten Arbeitsplatz – ohne Chichi. Ich bin eine „Leertischlerin“.

Dein richtiger Arbeitsplatz ermöglicht es dir, dich wohlzufühlen.

Wirkung von Arbeit

Für die Gesundheit am Arbeitsplatz haben auch

  • Belastung und Beanspruchung
  • Ermüdung
  • Monotonie
  • Stress

einen großen Einfluss.

Lösungsansätze sind beispielsweise:

  • Führe monotone Tätigkeiten nur für einige Stunden aus, danach wird die Tätigkeit gewechselt. Also: Abwechslung zwischen einzelnen Arbeitsblöcken.
  • Der Tätigkeitsbereich wird auf zusätzliche Aufgaben ausgeweitet.
  • Stressauslösende Situationen verändern – indem du:
    • den Termindruck durch realistische Zeitplanung verminderst.
    • deine Arbeitsweise überdenkst und effektiver gestaltest (alle notwendigen Informationen unmittelbar verfügbar hast).
    • avisierte Ziele korrigierst.

Eine stressreduzierende und damit gesundheitsgerechte Gestaltung deiner Arbeitstätigkeiten ist für deine Balance wichtig.

die wichtigsten Prinzipien des Zeit-Management für Online Business Manager:innen

schriftlich planen

Hast du schon meinen Artikel gelesen, in dem ich die 5 Top-Tools für Virtuelle Assistent:innen vorstelle? 

entscheide über Prioritäten

Du kennst wahrscheinlich die Prioritäten-Analyse nach A-B-C-Aufgaben:

  • A-Aufgaben: dringend und wichtig ➼ plane maximal zwei A-Aufgaben pro Tag ein. 
    Beispiele: Konzept für ein neues Projekt; Bearbeiten von großen Aufträgen; Entscheidungen über Ausgaben.
  • B-Aufgaben: wichtig und nicht dringend ➼ plane max. drei B-Aufgaben pro Tag ein. 
    Beispiele: Reportings; Kalkulationen; Fortbildungen.
  • C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig ➼ plane wenige C-Aufgaben pro Tag ein. Diese Aufgaben sind die unwichtigsten Aufgaben, aber Zeitfresser. Denn auch diese Aufgaben müssen erledigt werden, nehmen jedoch am meisten Zeit ein.
    Beispiele: E-Mails bearbeiten; Verwaltungsaufgaben; Routinearbeiten; Papierkram.

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Freebie
ist kostenlos
nur für dich
ich mit Mühe erstellt
Geschenk

Für dein erfolgreiches Zeitmanagement habe ich ein Arbeitsblatt Tagesplan mit der ABC-Methode“ entworfen. Gleich zum Ausfüllen am PC – du kannst dir die Aufgabenliste natürlich auch ausdrucken, wenn du lieber schriftlich planst, dann siehst du jedoch die Dropdown-Listen nicht.

Für diese Vorlage, die dir bei deinem Zeitmanagement sicher hilft, musst du nichts bezahlen – auch keine Kontaktinformationen hinterlassen.
Meine Facebook-Seite 🔗 freut sich aber immer über ein Like (♥‿♥).

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Tagesplanung am Vorabend

  • 60 % der verfügbaren Zeit verplanen
  • 40 % Pufferzeiten
  • anstehenden Aufgaben auflisten und zeitlich einordnen
  • veranschlage eine Minimum- und eine Maximumzeit für jede Aufgabe – so verzettelst du dich nicht und ziehst jede Aufgabe unnötig in die Länge
  • Alpen-Methode
    • Aufgaben notieren
    • Länge realistisch einschätzen
    • Pufferzeiten beachten
    • Entscheidungen über die Reihenfolge der Aufgaben treffen
    • Nachkontrolle zum Ende des Tages

schriftliche Vorbereitung von Besprechungen (virtuell, telefonisch, persönlich)

Ich liebe meine Checklisten: Bspw. habe ich eine Vorlage „Kund:innen-Erstgespräch“ mit rund 20 Fragen, in welchem ich die Gesprächsergebnisse und/oder durchzuführende Aufgaben festhalte. Mit der Checkliste kann ich

  • alle Arbeitsschritte auflisten
  • erforderliche Aktivitäten einleiten
  • Informationen übermitteln
  • Termine und weitere Vorgehensweise klären
  • u. v. m.

Arbeitstechnik: Bearbeitung von E-Mails

Um Ablenkungen zu minimieren, habe ich alle Benachrichtigung der E-Mail-Postfächer abgeschalten. Und werde nicht mehr mit einem pling aus meinem Arbeitsprozess herausgerissen.

  • Dreimal am Tag bearbeite ich die E-Mails. Widerstehe dem gefühlten Druck, sofort antworten zu müssen!
  • Mit dem E-Mail-Programm, das ich verwende, kann ich den Posteingang strukturieren. Und lasse die eingehenden E-Mails automatisch nach verschiedenen Kriterien ordnen.
  • Unwichtige E-Mails lösche ich sofort.
  • Für die Beantwortung von E-Mails, die in ähnlicher Form immer wieder einlangen, arbeite ich mit Snippets (Vorlagen und Bausteinen).
  • Für Newsletter habe ich eine eigene E-Mail-Adresse eingerichtet. D. h. diese E-Mails erscheinen nicht im Posteingang.

ergänzende Vorschläge für eine erfolgreiche Zeitplanung

  • schaffe dir Freiräume (stille Stunde)
  • Beachte deine Tagesleistungs- und Tagesstörungs-Kurve (Biorhythmus): Bist du ein:e Langschläfer:in und brauchst morgens genügend Zeit, um in den Tag zu starten? Oder erledigst du deine produktivste Arbeit in den frühen Morgenstunden? 
  • liste alle Aufgaben auf
  • Bündle zusammengehörige Aufgaben: etwa Pflege der sozialen Netzwerke oder Mails schreiben. 

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip basiert auf den Erkenntnissen des italienischen Volkswirtschaftlers Vilfredo Pareto (1848 – 1923). Pareto war der Ansicht, dass 80 % des zählenden Erfolges nur aus 20 % der Aktivitäten resultieren. Während sich die restlichen 20 % aus 80 % der Aktivitäten ergeben.

Beispiele:

  • Mit  20 % der Kund:innen mache ich 80 % des Umsatzes.
  • Wenn du von einem Projekt mit zehn Einzeltätigkeiten die beiden wichtigsten Tätigkeiten mit Erfolg ausführst, so hast du bereits 80 % des Gesamterfolges garantiert.

Zeit verwalten: mögliche Zeitfallen bzw. Zeitfresser

Zeit  Jeden Tag gibt es dieselbe, begrenzte Menge (1.440 Minuten) und sie ist daher ein knappes Gut. Sie ist nicht käuflich, vermehrbar, nicht speicherbar und sie verrinnt kontinuierlich und unwiderruflich.

Aufschieberitis

Lösungsvorschläge: 

  • versuche Prioritäten zu setzen
  • zerlege jede bisher aufgeschobene Aufgabe in kleine, konkrete und durchführbare Schritte 
  • lege für jeden Zwischenschritt einen Erledigungstermin fest
  • „Belohnung“ nach getaner Arbeit

Unterbrechungen (telefonisch/persönlich) 

Lösungsvorschläge:

  • Rückruf-Liste
  • Abgrenzen (z. B. telefonische Erreichbarkeit nur zu gewissen Zeiträumen)
  • Freiraum (Pufferzeiten) schaffen, um die Arbeiten erledigen zu können, die wegen dieser Unterbrechungen liegen geblieben sind
  • mit anderen virtuellen Assistent:innen ein Rad’l für den Telefondienst vereinbaren (wenn du diesen Service anbietest)
  • Prioritäten setzen

nicht delegieren/nein sagen zu können

Lösungsvorschläge:

  • versuche dies zu lernen
  • nein mit Alternative
  • nicht sofort entscheiden

zu viel Arbeit / zu viel auf einmal erledigen zu wollen

Lösungsvorschläge: 

  • mit Auftraggeber:innen sprechen
  • Hilfe anfordern
  • Arbeit organisieren
  • Kompetenzen überprüfen

es gibt noch viel mehr Zeitfresser (´;︵;`)

  • unklare Zielsetzung
  • unvollständige, verspätete Informationen
  • keine oder unpräzise Kommunikation
  • Wartezeiten auf Entscheidungen durch Kund:innen
  • Wartezeiten durch verzögerte Arbeiten von Teammitgliedern
  • Abhängigkeit einer vorgelagerten Tätigkeit
  • schlechte oder falsche Arbeitsausführung bei vorgelagerten Tätigkeiten
  • erhöhte Anzahl an Kommunikationsstellen
  • zu viele / zu schwierige Informationen, die verarbeitet werden müssen
  • Ablenkungen

Mit einem Projektmanagement-Tool vermeidest du etliche Zeitfallen:

  • fehlende Übersicht über anstehende Aufgaben und Aktivitäten
  • schlechte Tagesplanung
  • Desorganisation
  • unnötige Prozessschritte
  • Doppelarbeiten
  • die Suche nach Notizen, Merkzetteln, Adressen, Telefonnummern

Und es ist zusätzlich noch eine Arbeitsentlastung des Gehirns (◑‿◐).


Möchtest du mehr Tipps zum effizienten (digitalen) Arbeiten?

  • Arbeitsablauf gestalten
  • digitale Ablageorganisation
  • Computerkniffe
  • Checklisten für Virtuelle Assistent:innen

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Denkimpulse aus den unterschiedlichsten Kategorien: Zeitplanung ✧ Zeitmanagement ✧ Zeitfresser ✧ Arbeitsplatzes ✧ mit Freebie
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