meine 5 Top-Tools für die Arbeit als Virtuelle Assistentin

In meinem Arbeitsalltag als Virtuelle Assistentin wäre ich ohne meine kleinen Helferlein aufgeschmissen.

Um ehrlich zu sein, es gibt Hunderte Tools auf dem Markt.
Nachfolgend findest du eine Übersicht meiner Lieblings-Tools, die ich fast täglich verwende. 

Alle Anwendungsprogramme sind zumindest in der Basisvariante kostenlos. Vielleicht kennst du einige – eventuell ist die eine oder andere Neuheit für dich dabei. 

hier gehts um …

  1. Trello
  2. Canva
  3. Toggl Track
  4. Slack
  5. HubSpot
  6. Fazit
    1. Freebie
5 Top-Tools für die Arbeit als Virtuelle Assistenz: vorgestellt von Marias Office-Management - deiner Virtuellen Business Assistenz

Trello

Dieses Tool kenne und verwende ich seit Jahren – schon vor meiner Tätigkeit als VA.
Trello ist ein Projektmanagementsystem – ein Tool, um die Übersicht zu behalten und Aufgaben zu verwalten.

Mittels verschiedener Boards, Listen und Kärtchen kannst du die Übersicht über 

  • deine Kund:innen 
  • diverse Aufgaben 
  • sowie Fristen 

behalten. 

Du kannst Aufgaben 

  • nach bestimmten Label sortieren
  • in einer Liste anzeigen
  • uvm.

Einige meiner Trello-Boards sind mit anderen Personen geteilt (freigegeben): So sieht jede:r, welche Aufträge bis wann zu erledigen sind. Jede:r kann Kommentare hinterlassen, neue Erinnerungen setzen, usw.

Ich verwende die kostenlose Variante, die momentan völlig ausreicht. Ein entscheidender Punkt könnte werden, dass hier nur 10 Teamboards erstellt werden können.

Auf meinem Handy ist die App installiert – und dank Synchronisation bin ich immer und überall auf dem neusten Stand.

Bei mir gibt es nicht nur Boards, die für die Zusammenarbeit mit Kund:innen freigegeben sind, sondern auch Boards, die für meine eigene Arbeit bestimmt sind.

In meinem Reise-Minimalismus-Blog schrieb ich bereits vor drei Jahren eine supereinfache Anleitung für die ersten Schritte mit Trello 🔗.

Canva

Canva ist ein Tool, mit dem du auf einfache Weise fantastische Flyer, Grafiken und Social-Media-Beiträge erstellen kannst. Auch ohne ein:e erfahrene:r Grafikdesigner:in zu sein.

Du wählst eine Vorlage aus, fügst deinen Text ein, änderst die Farben – passt somit die Vorlage nach deinen Wünschen an.

Obwohl ich auch mit Adobe InDesign arbeite, erstelle ich bspw. Pins für Pinterest mit Canva.

Um verschiedene Farbpaletten erstellen und Schriftarten hochladen zu können, habe ich die Pro-Variante.
Bereits in der kostenlosen Variante hast du 1.000ste Vorlagen und etliche Designtypen zur Auswahl.

Toggl Track

Wenn du am Tag für mehrere Kund:innen arbeitest, ist es als Online Business Manager:in extrem wichtig, zu wissen, wie viel Zeit du für welche Aufgabe benötigst.

Toggl Track ist ein einfaches Zeiterfassungstool, mit dem du deine Zeit nachverfolgen kannst, die zum Erledigen von Aufgaben benötigt wird.

Bereits in der kostenlosen Variante kannst du verschiedene Kund:innen und Projekte anlegen. Und somit jede Aufgabe einer Person und einem Projekt zuordnen.
Für die Abrechnung kannst du pro Klient:in einen Bericht erstellen.

Ebenso findest du heraus, wie lange du für eine bestimmte Art von Arbeit benötigst. Und schätzt somit besser ein, wie lange zukünftige Projekte dauern werden. 

Mit einem Klick wird die Zeitaufzeichnung gestartet und beendet.
Für Microsoft gibt es eine Erweiterung: die Uhr läuft im Hintergrund mit, ohne, dass die Anwendung geöffnet sein muss. Und auch als App ist dieses Tool verfügbar.

Ergänzung von Sept. 2020: Toggl wurde im Sept. 2020 umbenannt. Von Toggl zu Toggl Track.

Slack

… lernte ich erst für meine Arbeit als OBM kennen.
Dieses Tool ist großartig, um mit Kund:innen und/oder anderen Teammitgliedern schnell und einfach in Kontakt zu bleiben.

Manchmal ist es unheimlich schwer auf dem Laufenden zu bleiben und eine bestimmte Nachricht wiederzufinden. Vielleicht kennst du diese „Aw: Re: Aw: Re: wichtig-E-Mails“? Oder: Du hast Zugriff auf mehrere E-Mail-Postfächer; immer wieder wird aber ebenso mittels Messenger kommuniziert. Dann suchst du nach einer Entscheidung bei Projekt xyz – und musst nun alle zig Kommunikationskanäle durchsuchen.

Slack ersetzt die Kommunikation via E-Mails und Messenger – damit die Kommunikation an einem einzigen Ort stattfindet.

Mit diesem Kommunikationstool kannst du für jede:n deiner Kund:innen einen eigenen Kanal (ist wie ein Chatroom) erstellen. Und zusätzlich für jedes Projekt einen weiteren.
Oder es gibt einen Kanal 

  • fürs gesamte Unternehmen
  • weitere für bestimmte Abteilungen
  • wieder andere für bestimmte Projekte (etwa für die Organisation eines Sommerfestes). 

In jedem Kanal sind (da unterschiedliche Themen) immer andere Personen Mitglied.

Neue Teammitglieder müssen sich nicht durch zig E-Mail-Ordner wühlen, um Infos zu finden. 

In jedem Chat können Dateien hochgeladen werden – und du findest diese wieder. 

Natürlich kannst du

  • auch 1:1 mit anderen Nutzer:innen kommunizieren
  • du kannst Personen markieren
  • Videocalls machen
  • Erinnerungen in Channels setzen
  • uvm.

Ich verwende Slack vorrangig im Browser, da ich dort schnell zwischen den einzelnen Workspaces (Arbeitsbereich eines Unternehmens) und den dazugehörigen Kanälen wechseln kann.
Selbstverständlich gibt es auch für dieses Tool eine App.

Derzeit reicht für mich die kostenlose Basisversion vollkommen. Auch in dieser können externe Dienste eingebunden werden – bspw. Trello. Und über einen extra Slackkanal lassen sich Aktivitäten in Trello automatisch als Chat-Nachrichten in Slack posten.

HubSpot

Um die Kund:innen meines serviceorientierten Geschäfts im Blick zu haben, suchte ich nach einem CRM-System. Wie auch bei den oben vorgestellten Tools gibt es zig Kundenverwaltungssysteme.

Ich habe mich für das CRM von HubSpot entschieden. Für meine Zwecke reicht die kostenlose Variante völlig aus.

Mit einem CRM-System kannst du deine Kundenbeziehungen einfach verwalten und pflegen.

  • Kontaktdaten
  • erhaltene Anfragen
  • getätigte Anrufe
  • gesendete E-Mails
  • stattgefundene Besprechungen
  • Notizen
  • usw. 

alles lässt sich zurückverfolgen und bei Bedarf abrufen. So weiß ich immer, was mit einer Person zuletzt vereinbart wurde.

Ich verwende HubSpot für folgende CRM-Dienste:

  • Kontakt Management
  • Sammlung von diversen Informationen
  • Lead Management
  • Mailings
  • Aufgabenplanung. Bspw.: Ein Interessent meldet sich nicht nach einem definierten Zeitraum, so erhalte ich eine Erinnerung und kann dann entscheiden, was ich tun möchte. Mit dem CRM ist es ebenso möglich, automatisierte E-Mails zu senden – ganz ohne mein Zutun. Dies verwende ich derzeit noch nicht.
  • Für die Betreuung ist es enorm wichtig, die Historie jeder einzelnen Person im Blick zu haben.

Fazit

Mit diesen vorgestellten Tools kannst du als virtuelle:r persönliche:r Assistent:in

  • produktiver sein
  • dich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren
  • Zeit für andere Dinge frei machen
  • Unternehmer:innen helfen, Zeit und Geld zu sparen.

Wenn du ergänzende Empfehlungen haben möchtest …

  • Überblick über mein Equipment
  • inspirierende Bücher
  • weitere Tools
  • Software, mit der ich arbeite
  • und sonstige Dinge, die ich nutze

Schreib mir gerne einen Kommentar, oder über LinkedIn🔗bzw. über Facebook 🔗 . 

Bonus

Die vorgestellten Tools auf einem Blick (und Klick): 

5 Top-Tools für die Arbeit als Virtuelle Assistenz: Projektmanagement/Aufgabenverwaltung ✧ Grafik/Flyer/Marketingbilder designen ✧ Zeit erfassen ✧ Team-Kommunikation ✧ Kontakt-/Leadmanagement
5 Top-Tools für die Arbeit als Virtuelle Assistenz: Projektmanagement/Aufgabenverwaltung ✧ Grafik/Flyer/Marketingbilder designen ✧ Zeit erfassen ✧ Team-Kommunikation ✧ Kontakt-/Leadmanagement

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